Contoh Email Perkenalan Perusahaan ke Calon Klien dan Mitra

Email perkenalan perusahaan dikirim saat kalian menghubungi calon klien atau calon mitra untuk pertama kali. Isinya harus menjawab lima hal: siapa kalian, bergerak di bidang apa, kenapa menghubungi orang ini, apa yang bisa kalian tawarkan, dan langkah berikutnya yang kalian minta.

Di bawah ada tiga contoh email perkenalan perusahaan untuk situasi yang berbeda: ke calon klien, ke calon mitra atau vendor, dan setelah bertemu di sebuah acara. Bagian dalam kurung siku adalah tempat kalian mengisi data sendiri.

Bagian yang Harus Ada dalam Email Perkenalan

Penerima belum mengenal kalian, jadi mereka memutuskan membaca atau tidak dari subjek dan beberapa baris pertama. Setiap contoh email perkenalan perusahaan di bawah mengikuti urutan ini:

1. Subjek yang menyebut nama perusahaan kalian dan tujuan email.
2. Salam dengan nama penerima yang ditulis benar, lengkap dengan sapaan Bapak atau Ibu.
3. Satu kalimat tentang perusahaan kalian: nama, bidang usaha, dan siapa yang biasa kalian layani.
4. Alasan menghubungi orang ini secara khusus. Bagian inilah yang membedakan email perkenalan dari surat massal.
5. Bukti singkat berupa tautan ke profil perusahaan, website, atau contoh pekerjaan.
6. Satu ajakan yang mudah dijawab, misalnya panggilan singkat pada waktu yang kalian usulkan.
7. Penutup dengan nama lengkap, jabatan, perusahaan, dan nomor telepon.

Prinsip yang sama muncul di panduan etika email dari Purdue OWL (berbahasa Inggris): subjek yang bermakna, salam pembuka, paragraf pendek dan jelas, serta penutup berisi nama dan data kontak. Untuk pilihan sapaan dan gaya bahasa yang pas, baca juga cara menulis email formal.

Contoh Email Perkenalan Perusahaan ke Calon Klien

Pakai contoh ini kalau kalian menghubungi perusahaan atau pemilik usaha yang belum pernah berurusan dengan kalian, dan kalian punya alasan yang jelas untuk menghubunginya.

Subjek: Perkenalan [Nama Perusahaan] untuk [Nama Perusahaan Penerima]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],

Perkenalkan, saya [Nama Pengirim] dari [Nama Perusahaan], perusahaan yang bergerak di bidang [Bidang Usaha].

Saya menghubungi Bapak/Ibu karena [Alasan Khusus Menghubungi Penerima]. Selama ini kami membantu [Jenis Klien] dalam hal [Masalah yang Kami Bantu Selesaikan].

Profil perusahaan dan contoh pekerjaan kami ada di [Tautan Profil atau Portofolio]. Kalau berkenan, kami ingin berdiskusi lewat panggilan singkat sekitar [Durasi] pada [Hari dan Jam Usulan] untuk memahami kebutuhan [Nama Perusahaan Penerima].

Terima kasih atas waktunya.

Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon] / [Alamat Website]

Kalimat “Saya menghubungi Bapak/Ibu karena” adalah bagian yang paling perlu kalian kerjakan dari contoh email perkenalan perusahaan ini. Cukup satu kalimat yang benar, misalnya penerima baru membuka layanan baru atau sedang mencari jenis layanan yang kalian sediakan, asal memang kalian ketahui. Kalau belum ada alasan yang bisa disebut, jangan mengarangnya. Perkenalkan saja apa yang kalian kerjakan.

Kalau penerima membalas dan meminta harga, lanjutkan dengan contoh email penawaran produk.

Contoh Email Perkenalan Perusahaan untuk Calon Mitra atau Vendor

Perkenalan ke calon mitra arahnya berbeda: kalian tidak menjual sesuatu, kalian mengusulkan kerja sama. Karena itu bentuk kerja samanya disebut sejak awal supaya penerima tahu apa yang diminta dari mereka.

Subjek: Usulan kerja sama [Nama Perusahaan] dan [Nama Perusahaan Mitra]

Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Penerima],

Saya [Nama Pengirim], [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Kami [Satu Kalimat tentang Perusahaan].

Kami memperhatikan bahwa [Nama Perusahaan Mitra] [Hal yang Memang Kalian Ketahui tentang Mitra]. Menurut kami ada peluang kerja sama dalam bentuk [Bentuk Kerja Sama, misalnya reseller, distribusi, atau penyediaan layanan].

Gambaran perusahaan kami ada di [Tautan Profil]. Apakah Bapak/Ibu bersedia berdiskusi singkat minggu ini? Kami menyesuaikan dengan jadwal Bapak/Ibu.

Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon] / [Alamat Website]

Contoh Email Perkenalan Perusahaan setelah Bertemu di Acara

Kalau kalian sudah sempat berbincang dengan orangnya di pameran, seminar, atau acara komunitas, sebut itu di kalimat pertama. Penerima langsung ingat dari mana kalian dikenal.

Subjek: Tindak lanjut obrolan di [Nama Acara]

Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Penerima],

Kita sempat berbincang di [Nama Acara] pada [Tanggal] soal [Topik Obrolan]. Saya [Nama Pengirim] dari [Nama Perusahaan], dan seperti yang saya sebut waktu itu, kami [Satu Kalimat tentang Perusahaan].

Profil perusahaan kami ada di [Tautan Profil]. Kalau topik [Topik Obrolan] masih relevan untuk [Nama Perusahaan Penerima], saya senang melanjutkan obrolannya lewat panggilan singkat. Kapan waktu yang cocok untuk Bapak/Ibu?

Terima kasih,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon] / [Alamat Website]

Kirim contoh email perkenalan perusahaan ini dalam beberapa hari setelah acara selagi obrolannya masih diingat, dan sebut hanya topik yang benar-benar dibicarakan.

Pilihan Subjek untuk Email Perkenalan

Subjek yang baik menyebut siapa dan untuk apa, tanpa tanda seru dan tanpa huruf kapital semua. Pola berikut dipakai di setiap contoh email perkenalan perusahaan di atas dan bisa kalian ganti sesuai situasi:

• Perkenalan [Nama Perusahaan] untuk [Nama Perusahaan Penerima]
• [Nama Perusahaan]: [Layanan] untuk [Jenis Usaha Penerima]
• Usulan kerja sama [Nama Perusahaan] dan [Nama Perusahaan Penerima]
• Tindak lanjut obrolan di [Nama Acara]
• Dirujuk oleh [Nama Pemberi Rujukan]: perkenalan [Nama Perusahaan] (pakai pola ini hanya kalau pemberi rujukan sudah setuju namanya disebut)

Kalimat yang Sebaiknya Tidak Ada di Email Perkenalan

Email perkenalan yang baik pendek dan bisa dibuktikan, jadi contoh email perkenalan perusahaan di atas tidak memuat hal-hal ini:

• Pujian untuk diri sendiri tanpa bukti, seperti “perusahaan terbaik” atau “solusi terlengkap”. Tautan ke contoh pekerjaan lebih meyakinkan daripada kata sifat.
• Daftar panjang semua layanan. Sebut satu layanan yang relevan dengan penerima.
• Angka, penghargaan, atau nama klien yang tidak bisa kalian buktikan, atau tidak boleh kalian sebut.
• Basa-basi panjang sebelum maksud email. Satu kalimat sopan sudah cukup, lalu langsung ke alasan menghubungi.
• Banyak tautan sekaligus. Satu tautan profil atau portofolio sudah cukup.

Hal yang Dicek sebelum Mengirim

Sebelum menyalin salah satu contoh email perkenalan perusahaan ini dan mengirimnya, cek hal berikut:

• Ejaan nama penerima, jabatan, dan nama perusahaannya. Satu huruf yang salah di nama langsung membuat email terbaca seperti surat massal.
• Semua kurung siku sudah terganti. Cari tanda “[” di draf sebelum menekan kirim.
• Tautan profil dan website terbuka dengan baik dari perangkat lain.
• Kirim tautan, bukan lampiran. Panduan Purdue OWL menyarankan tidak mengirim lampiran ke orang yang belum pernah dihubungi kecuali mereka memintanya.
• Satu email, satu permintaan. Kalau ada dua ajakan, penerima bingung harus menjawab yang mana.
• Kalau belum dibalas setelah beberapa hari kerja, kirim satu email lanjutan dengan isi baru, bukan salinan email pertama. Polanya ada di contoh email follow up penawaran.

Contoh email perkenalan perusahaan di atas lebih mudah dipercaya kalau dikirim dari alamat seperti [email protected] daripada dari alamat gratis, karena nama perusahaan kalian sudah terlihat di alamat pengirim. Cara membuatnya dijelaskan di panduan membuat email dengan nama domain sendiri, dan pilihan paketnya ada di Email Hosting Jetorbit.