Contoh Email Konfirmasi Pesanan untuk Barang dan Jasa

Email konfirmasi pesanan dikirim segera setelah pelanggan memesan atau membayar, supaya mereka tahu pesanannya sudah tercatat dan apa yang terjadi berikutnya. Yang harus ada: nomor pesanan, rincian barang atau layanan, total, alamat atau jadwal, perkiraan waktu, dan kontak untuk bertanya.

Di bawah ada contoh email konfirmasi pesanan untuk barang, untuk jasa, dan untuk pesanan yang berubah, disertai penjelasan tiap bagiannya.

Contoh Email Konfirmasi Pesanan Barang

Subjek: Pesanan [Nomor Pesanan] sudah kami terima

Halo, [Nama Pelanggan],

Terima kasih sudah memesan di [Nama Toko atau Perusahaan]. Pesanan [Nomor Pesanan] tanggal [Tanggal Pemesanan] sudah kami terima dan sedang kami proses.

Rincian pesanan:
[Nama Barang] x [Jumlah]: [Harga]
[Nama Barang] x [Jumlah]: [Harga]
Ongkos kirim: [Ongkos Kirim]
Total: [Total Pembayaran]

Dikirim ke: [Alamat Pengiriman]
Perkiraan tiba: [Perkiraan Tanggal Tiba]

[Langkah Berikutnya, misalnya nomor resi akan dikirim setelah pesanan diserahkan ke kurir]. Kalau ada data yang keliru, balas email ini sebelum [Batas Waktu Perubahan].

Salam,
[Nama Pengirim]
[Nama Toko atau Perusahaan] / [Kontak Layanan Pelanggan]

Bagian yang Tidak Boleh Terlewat

Panduan penulisan bisnis dari Purdue OWL (berbahasa Inggris) menaruh informasi terpenting di bagian paling awal. Pada contoh email konfirmasi pesanan di atas, itu berarti subjek dan kalimat pertama sudah menjawab pertanyaan pelanggan: pesanannya masuk atau tidak. Bagian lainnya:

• Nomor pesanan di subjek dan di isi. Pelanggan dan tim kalian memakainya saat bertanya atau mengecek status.
• Rincian yang ditulis ulang, bukan hanya “lihat lampiran”. Pelanggan bisa langsung melihat kalau ada barang, jumlah, atau ukuran yang keliru.
• Total pembayaran beserta komponennya, termasuk ongkos kirim bila ada.
• Alamat pengiriman atau jadwal layanan, supaya kesalahan data bisa ditangkap sebelum pesanan diproses.
• Perkiraan waktu, ditulis sebagai perkiraan. Jangan menulis tanggal pasti yang tidak bisa kalian jamin.
• Langkah berikutnya dan cara menghubungi kalian.

Yang sebaiknya tidak ada di email ini: promosi produk lain atau ajakan belanja lagi. Pelanggan membuka email konfirmasi untuk memastikan pesanannya, dan bagian itu harus selesai dulu sebelum hal lain.

Subjek untuk Email Konfirmasi

Subjek di dua contoh email konfirmasi pesanan ini memuat nomor pesanan, karena nomor itulah yang dicari pelanggan di kotak masuk. Pola yang bisa dipakai:

• Pesanan [Nomor Pesanan] sudah kami terima
• Konfirmasi pesanan [Nomor Pesanan]: [Nama Layanan] pada [Tanggal]
• Perubahan pada pesanan [Nomor Pesanan]
• Hindari subjek umum seperti “Konfirmasi” atau “Pesanan Anda”. Subjek seperti itu sulit dicari kembali.

Contoh Email Konfirmasi Pesanan Jasa atau Janji Temu

Contoh email konfirmasi pesanan untuk jasa berbeda dari versi barang: tanggal dan tempat menjadi data utama, menggantikan alamat pengiriman.

Subjek: Konfirmasi pesanan [Nomor Pesanan]: [Nama Layanan] pada [Tanggal]

Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Pelanggan],

Pesanan [Nama Layanan] dengan nomor [Nomor Pesanan] sudah kami konfirmasi.

Jadwal: [Hari, Tanggal, dan Jam]
Lokasi atau tautan: [Lokasi atau Tautan Pertemuan]
Yang perlu disiapkan: [Hal yang Perlu Disiapkan Pelanggan]
Biaya: [Total Pembayaran] ([Status Pembayaran])

Kalau jadwalnya perlu diubah, hubungi kami di [Kontak] paling lambat [Batas Waktu Perubahan].

Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Nama Toko atau Perusahaan] / [Kontak Layanan Pelanggan]

Kalau transaksinya juga butuh dokumen resmi seperti kontrak atau surat pesanan, email konfirmasi mendampingi dokumen itu. Perbedaan keduanya dibahas di perbedaan email bisnis dan surat bisnis.

Contoh Email Konfirmasi Pesanan yang Berubah

Konfirmasi awal bukan akhir komunikasi. Bila stok habis atau jadwal bergeser, kirim email baru yang menyebut pesanan mana, apa yang berubah, dan pilihan yang bisa diambil pelanggan.

Subjek: Perubahan pada pesanan [Nomor Pesanan]

Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Pelanggan],

Ada perubahan pada pesanan [Nomor Pesanan]: [Penjelasan Perubahan, misalnya stok barang tertentu habis atau jadwal bergeser]. Perkiraan baru: [Perkiraan Tanggal Baru].

Bapak/Ibu bisa memilih [Pilihan 1, misalnya menunggu stok kembali] atau [Pilihan 2, misalnya mengganti produk atau membatalkan pesanan]. Mohon balas email ini dengan pilihan Bapak/Ibu sebelum [Batas Waktu Balasan].

Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Nama Toko atau Perusahaan] / [Kontak Layanan Pelanggan]

Kalau perubahannya terjadi karena kesalahan di pihak kalian, mulailah dengan permintaan maaf ke pelanggan. Contoh email bisnis lain, seperti menerima kerja sama atau mengundang meeting, ada di contoh email untuk kepentingan bisnis.

Hal yang Dicek sebelum Mengirim

Sebelum mengirim contoh email konfirmasi pesanan yang sudah kalian isi, cek:

• Nomor pesanan, nama, dan alamat sama dengan data pesanan asli.
• Total dihitung ulang dari rincian pesanan, termasuk ongkos kirim.
• Email dikirim ke alamat yang dipakai pelanggan saat memesan.
• Pelanggan bisa membalas email ini. Jangan pakai alamat no-reply kalau kalian meminta pelanggan mengoreksi data lewat balasan.
• Email ini tidak tertukar dengan bukti pembayaran atau notifikasi pengiriman. Kalau sistem kalian mengirim ketiganya, subjeknya harus membedakan.
• Semua kurung siku sudah terganti, dan tidak ada janji waktu yang belum pasti.

Contoh email konfirmasi pesanan di atas paling berguna kalau pelanggan bisa membalasnya, jadi buat alamat khusus seperti [email protected] agar balasan masuk ke kotak yang dipantau tim kalian. Email Hosting Jetorbit tidak membatasi jumlah akun email. Langkah membuat alamat dengan nama domain sendiri ada di panduan membuat email dengan nama domain sendiri, dan pilihan paketnya ada di halaman Email Hosting.