Contoh Email Penagihan: dari Pengingat Sopan sampai Tegas

Email penagihan dikirim ketika pembayaran mendekati atau melewati jatuh tempo. Setiap email memuat nomor invoice, nominal, tanggal jatuh tempo, dan cara membayar, sementara nadanya naik bertahap: sopan di pengingat pertama, lebih jelas di pengingat kedua, dan tegas hanya kalau keduanya tidak dijawab.

Di bawah ada tiga contoh email penagihan dengan urutan itu, ditambah satu email singkat untuk menutup urusan setelah pembayaran masuk, lengkap dengan hal yang perlu dicek sebelum kalian menagih.

Cek Dulu Sebelum Menagih

Menagih invoice yang sudah dibayar, atau dengan nominal yang salah, langsung merusak kepercayaan klien. Sebelum memakai contoh email penagihan di bawah, cek lima hal ini:

• Pembayaran memang belum masuk. Cocokkan dengan mutasi rekening dan catatan keuangan, termasuk transfer yang belum sempat dicatat.
• Invoice sampai ke orang yang tepat di alamat yang benar. Invoice kadang tertahan di orang yang tidak memegang pembayaran. Kalau format invoice kalian masih berantakan, ada daftar aplikasi pembuat invoice yang bisa dicoba.
• Nomor invoice, nominal, dan tanggal jatuh tempo di email sama persis dengan yang tertera di invoice.
• Informasi rekening disalin dari invoice, bukan diketik ulang.
• Ketentuan pembayaran yang sudah disepakati, misalnya di penawaran atau perjanjian, sudah kalian baca lagi. Email tagihan sebaiknya tidak menyebut ketentuan yang tidak pernah disepakati.

Contoh Email Penagihan Pertama: Pengingat Sopan

Kirim begitu jatuh tempo lewat, atau beberapa hari sebelumnya kalau kalian ingin mengingatkan lebih dulu. Pada tahap ini anggap saja penerima lupa atau invoice-nya tertahan di bagian lain. Belum ada alasan untuk bernada keras.

Subjek: Pengingat pembayaran invoice [Nomor Invoice]

Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Klien],

Kami ingin mengingatkan invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] yang jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Sampai hari ini kami belum menemukan pembayarannya.

Kalau pembayaran sudah dilakukan, mohon abaikan email ini dan kirimkan bukti transfernya supaya bisa kami cocokkan. Kalau belum, pembayaran dapat dilakukan ke [Informasi Rekening Pembayaran sesuai Invoice]. Invoice kami lampirkan kembali.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]

Contoh Email Penagihan Kedua: Pengingat Lebih Jelas

Email kedua mengacu pada pengingat pertama dan menyebut tanggalnya. Nadanya masih sopan, tetapi tidak lagi menganggap pembayaran mungkin sudah dilakukan. Kalian meminta kepastian kapan akan dibayar.

Subjek: Pengingat kedua, invoice [Nomor Invoice] belum dibayar

Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Klien],

Pada [Tanggal Pengingat Pertama] kami mengirim pengingat untuk invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal], yang jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Pembayarannya belum kami terima.

Bisakah Bapak/Ibu memberi kabar kapan pembayaran dapat dilakukan? Kalau ada kendala, misalnya dokumen yang perlu dilengkapi atau invoice yang perlu diperbaiki, sampaikan saja supaya bisa kami bantu selesaikan.

Terima kasih.

Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]

Kalau ternyata kesalahannya ada di pihak kalian, misalnya invoice terkirim dua kali atau nominalnya keliru, perbaiki invoice-nya dan kirim permintaan maaf ke pelanggan, bukan pengingat ketiga.

Contoh Email Penagihan Tegas: Batas Waktu yang Jelas

Contoh email penagihan tegas ini dipakai setelah dua pengingat tanpa jawaban. Tegas berarti jelas soal batas waktu dan langkah berikutnya, bukan bernada marah. Panduan nada dalam tulisan bisnis dari Purdue OWL (berbahasa Inggris) menyarankan nada yang sopan dan tulus, dan saat membahas kekurangan seseorang, tidak menyerang pribadinya tetapi tetap menyatakan posisi dengan jelas. Itu pegangan yang cocok untuk email tegas.

Subjek: Penagihan terakhir invoice [Nomor Invoice], batas pembayaran [Tanggal Batas]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Klien],

Invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] dikirim pada [Tanggal Invoice] dan jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Kami sudah mengirim pengingat pada [Tanggal Pengingat Pertama] dan [Tanggal Pengingat Kedua], tetapi pembayarannya belum kami terima.

Kami meminta pembayaran diselesaikan paling lambat [Tanggal Batas]. Jika sampai tanggal itu belum ada pembayaran atau kabar dari Bapak/Ibu, kami akan [Langkah Lanjutan Sesuai Perjanjian].

Kalau ada kendala, hubungi saya di [Nomor Telepon] sebelum tanggal tersebut supaya kita bisa mencari jalan keluar bersama.

Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]

Tulis langkah lanjutan hanya yang memang sudah disepakati di perjanjian atau syarat pembayaran, dan hanya yang benar-benar akan kalian lakukan. Ancaman yang tidak dijalankan melemahkan semua email tagihan kalian sesudahnya.

Subjek yang Cocok untuk Setiap Tahap

Subjek di tiga contoh email penagihan di atas sengaja memuat nomor invoice, supaya bagian keuangan penerima bisa mencarinya langsung. Nada subjek ikut naik tiap tahap:

• Pengingat pertama: “Pengingat pembayaran invoice [Nomor Invoice]”
• Pengingat kedua: “Pengingat kedua, invoice [Nomor Invoice] belum dibayar”
• Tegas: “Penagihan terakhir invoice [Nomor Invoice], batas pembayaran [Tanggal Batas]”
• Hindari huruf kapital semua dan tanda seru berderet. Subjek tegas cukup jelas soal nomor invoice dan batas waktu.

Kapan Email Saja Tidak Cukup

Contoh email penagihan tegas di atas sebaiknya didahului telepon. Kalau pengingat kedua pun tidak dijawab, telepon orang yang memegang pembayaran sebelum mengirim email tegas, lalu sebut hasil percakapannya di email itu. Simpan semua pengingat dalam satu utas supaya riwayatnya terbaca berurutan. Untuk sapaan dan penutup yang baku di setiap tahap, rujuk cara menulis email formal.

Email Terima Kasih setelah Pembayaran Masuk

Setelah pembayaran masuk, tutup rangkaian contoh email penagihan ini dengan email singkat. Klien jadi tahu urusannya selesai, dan kalian punya catatan tertulis tanggal pembayaran diterima.

Subjek: Pembayaran invoice [Nomor Invoice] sudah kami terima

Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Klien],

Pembayaran invoice [Nomor Invoice] sebesar [Nominal] sudah kami terima pada [Tanggal Pembayaran Masuk]. [Dokumen Lanjutan, misalnya bukti pembayaran] kami lampirkan. Terima kasih atas kerja samanya.

Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]

Contoh email penagihan di atas lebih mudah dipercaya penerima kalau datang dari alamat berdomain perusahaan, misalnya [email protected], daripada dari alamat gratis. Email Hosting Jetorbit tidak membatasi jumlah akun email, jadi alamat khusus keuangan bisa dibuat terpisah dari alamat pribadi. Langkahnya ada di panduan membuat email dengan nama domain sendiri, dan paketnya bisa dilihat di halaman Email Hosting.