Contoh Email Follow Up Penawaran: Belum Dibalas sampai Masih Dipertimbangkan

Follow up penawaran dikirim ketika penawaran sudah sampai tapi belum ada balasan, biasanya setelah jeda beberapa hari kerja. Isinya mengingatkan penawaran yang mana, memberi satu hal baru yang berguna bagi penerima, dan mengajukan satu pertanyaan yang mudah dijawab.

Di bawah ada empat contoh email follow up penawaran: tiga yang dikirim berurutan (pengingat pertama, tambahan informasi, dan penutup) dan satu untuk penerima yang membalas tapi masih menimbang. Satu contoh follow up yang lebih pendek juga ada di contoh email penawaran produk. Artikel ini membahas urutan dan jedanya.

Kapan Follow Up Dikirim dan Berapa Kali

Jeda yang pas tergantung penawarannya, jadi tidak ada angka yang berlaku untuk semua. Pegangan yang paling masuk akal adalah batas waktu yang kalian tulis sendiri di penawaran. Kalau penawaran berlaku sampai [Tanggal Berlaku Penawaran], follow up pertama dikirim beberapa hari kerja setelah penawaran terkirim, dan email berikutnya sebelum tanggal itu lewat.

Dua saran dari panduan email Student Wellness Center Ohio State (berbahasa Inggris) berlaku juga untuk email bisnis, meski panduannya ditulis untuk mahasiswa: jadwalkan email agar tiba di jam kerja, dan beri konteks yang cukup supaya penerima langsung paham apa yang dibahas. Untuk follow up, konteks itu berarti menyebut penawaran yang dimaksud, bukan bertanya “sudah dibaca belum?” tanpa rujukan.

Tiga email sudah cukup, dan tiga contoh email follow up penawaran berikutnya mengikuti pola itu: pengingat, tambahan informasi, lalu penutup. Kalau ketiganya tidak dijawab, lebih baik mencoba jalur lain, misalnya telepon atau pesan singkat, daripada menambah email keempat.

Contoh Email Follow Up Penawaran Pertama: Pengingat

Kirim di utas email yang sama dengan penawaran, supaya penerima langsung melihat penawaran aslinya di bawah pesan kalian.

Subjek: Re: [Subjek Penawaran Awal]

Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Penerima],

Saya ingin menanyakan penawaran [Nama Produk atau Layanan] yang kami kirim pada [Tanggal Pengiriman Penawaran]. Apakah penawarannya sudah diterima, dan adakah bagian yang perlu kami jelaskan?

Penawaran ini berlaku sampai [Tanggal Berlaku Penawaran]. Kalau Bapak/Ibu perlu perubahan jumlah, jadwal, atau ketentuan, kabari saya dan kita bahas bersama.

Terima kasih.

Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]

Perhatikan bahwa tidak ada kalimat “Anda belum membalas email kami”. Kalimat seperti itu sebaiknya dihindari karena menempatkan penerima di posisi bersalah, padahal bisa saja email kalian terlewat atau sedang menunggu persetujuan orang lain.

Contoh Email Follow Up Penawaran Kedua: Menambah Informasi

Kalau email pertama belum dijawab, jangan mengulanginya dengan kata-kata lain. Tambahkan sesuatu yang membantu penerima memutuskan: jawaban atas pertanyaan yang sering muncul, contoh hasil kerja, atau opsi lain yang lebih sesuai dengan anggaran. Pastikan tambahan itu memang ada dan bisa kalian penuhi.

Subjek: Re: [Subjek Penawaran Awal]

Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Penerima],

Menyambung email saya pada [Tanggal Follow Up Pertama], ada satu informasi tambahan yang mungkin membantu: [Informasi Baru, misalnya contoh pekerjaan serupa, jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan, atau opsi paket lain].

Kalau ada bagian penawaran yang kurang sesuai, ceritakan saja bagian mana, nanti kami siapkan versi lain berdasarkan [Hal yang Bisa Disesuaikan]. Apakah lebih nyaman kalau kita bahas lewat telepon pada [Hari dan Jam Usulan]?

Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]

Contoh Email Follow Up Penawaran Terakhir: Menutup dengan Sopan

Email ketiga dalam rangkaian contoh email follow up penawaran ini memberi penerima jalan keluar yang jelas. Kalian berhenti mengingatkan, dan pintunya tetap terbuka kalau kebutuhan mereka berubah.

Subjek: Penawaran [Nama Produk atau Layanan] untuk [Nama Perusahaan Penerima]

Bapak/Ibu [Nama Penerima],

Kami belum menerima kabar soal penawaran [Nama Produk atau Layanan] yang dikirim pada [Tanggal Pengiriman Penawaran]. Saya anggap penawaran ini belum sesuai untuk saat ini, jadi saya tidak akan mengirim pengingat lagi.

Kalau nanti kebutuhannya berubah, balas email ini kapan saja dan kami siapkan penawaran terbaru. Terima kasih atas waktu Bapak/Ibu.

Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]

Untuk kalimat penutup yang tidak terkesan menekan, lihat juga kalimat penutup email profesional.

Contoh Email Follow Up Penawaran saat Penerima Masih Menimbang

Kadang penerima membalas singkat bahwa penawarannya masih dipertimbangkan. Jangan berhenti di situ. Balas dengan satu pertanyaan tentang kapan keputusannya diambil, supaya kalian tahu kapan boleh menghubungi lagi tanpa terkesan mengejar.

Subjek: Re: [Subjek Penawaran Awal]

Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Penerima],

Terima kasih atas kabarnya. Supaya kami bisa menyiapkan yang dibutuhkan, kira-kira kapan keputusan soal penawaran ini akan diambil?

Kalau ada bagian yang masih Bapak/Ibu pertimbangkan, seperti [Hal yang Mungkin Masih Dipertimbangkan, misalnya harga, jadwal, atau cakupan], ceritakan saja dan kami bantu jelaskan. Kami akan menghubungi Bapak/Ibu lagi pada [Tanggal Kabar Berikutnya], kecuali Bapak/Ibu lebih nyaman dikabari lewat jalur lain.

Hormat saya,
[Nama Pengirim]
[Jabatan], [Nama Perusahaan]
[Nomor Telepon]

Pilihan Subjek untuk Follow Up

Contoh email follow up penawaran pertama dan kedua di atas membalas di utas yang sama (subjek berawalan Re:), yang paling aman karena penawaran aslinya ikut terlihat. Kalau harus membuat utas baru, pola ini bisa dipakai:

• Pertanyaan soal penawaran [Nama Produk atau Layanan]
• Penawaran [Nama Produk atau Layanan] berlaku sampai [Tanggal Berlaku Penawaran]
• Menyambung penawaran [Nomor atau Nama Penawaran]

Hal yang Dicek sebelum Mengirim Follow Up

Sebelum mengirim salah satu contoh email follow up penawaran di atas, cek empat hal ini:

• Cari tahu dulu apakah penerima sudah menjawab lewat jalur lain, seperti telepon, WhatsApp, atau rekan lain di perusahaannya. Follow up untuk hal yang sudah dijawab terlihat tidak rapi.
• Pastikan alamat penerima benar dan penawaran memang terkirim. Cek folder email terkirim.
• Pastikan penawaran masih berlaku dan harga atau ketentuan yang kalian sebut belum berubah.
• Satu email, satu pertanyaan. Dua pertanyaan membuat penerima menunda menjawab keduanya.

Setiap contoh email follow up penawaran di atas sebaiknya dikirim dari alamat yang sama dan berdomain perusahaan, misalnya [email protected], supaya penerima melihat nama perusahaan kalian di setiap email. Cara membuat alamatnya ada di panduan membuat email dengan nama domain sendiri, dan paketnya bisa dilihat di Email Hosting Jetorbit.