Kalian pasti sudah paham bahwasanya sangatlah penting untuk menulis email dengan baik dan benar. Menulis email yang baik dan benar akan mengurangi waktu dalam membaca email dan merespons email tersebut. Langsung simak yuk 10+ Cara Menulis Email Formal yang Baik dan Benar

Etika dalam Membuat Email

Etika dalam membuat email mengacu pada bagaimana seseorang harus berperilaku saat menulis, menjawab, dan mengirim email. Kalian tahu kah bahwa etika email dapat berbeda sih, bergantung pada sifat email yang dikirim.

Mengetahui etika email dasar dapat memastikan bahwa kalian dianggap profesional dan memiliki kepercayaan diri saat menulis atau menanggapi email dalam berbagai pengaturan.

Etika email penting karena beberapa alasan, yaitu:

• Memungkinkan untuk menyampaikan profesionalisme dalam lingkungan bisnis
• Memastikan email memang lugas dan mudah dipahami
• Dapat mencegah potensi tuntutan hukum yang terkait dengan email tidak pantas yang dikirim di lingkungan kerja

Tips dalam Menulis Email Formal yang Baik dan Benar

Berikut ini ada tips atau etika email yang harus kalian ikuti saat menulis atau menanggapi email dalam kapasitas profesional:

1. Pastikan alamat email kalian bersifat profesional

Menggunakan alamat email profesional adalah bagian penting dari etika membuat email yang baik, loh. Jika menanggapi email dalam organisasi kalian, kalian harus selalu menggunakan alamat email yang diberikan kepada kalian oleh perusahaan kalian.

Jika menanggapi email profesional di luar pekerjaan, silakan buat email profesional yang menyertakan nama kalian sehingga penerima dapat dengan mudah melihat siapa yang mengirim email.

Baca juga: Panduan Membuat Email Bisnis Profesional

2. Pastikan nada profesional

Menjaga nada profesional dalam email yang berorientasi profesional merupakan komponen penting dari etiket email yang baik. Bahkan, jika kalian sudah mengenal orang tersebut dengan baik, kalian tetap harus berusaha untuk seprofesional mungkin saat berhubungan dalam kapasitas yang terkait dengan bisnis. Hindari frasa yang disingkat atau bahasa yang terlalu santai, ya.

3. Gunakan baris subjek yang jelas dan ringkas

Pastikan baris subjek juga jelas dan mudah dipahami, ya. Hal ini dapat membantu dengan cepat menyampaikan kepada penerima terkait email kalian. Selain itu, memastikan bahwa email kalian memang dibuka oleh penerima.

Jika baris subjek tidak jelas atau terlalu santai, penerima dapat menghapus atau mengabaikan email kalian.

4. Hindari kesalahan tata bahasa atau ejaan

FYI, lakukan yang terbaik ya untuk menghindari kesalahan tata bahasa atau ejaan di email kalian. Sebab, hal ini menunjukkan kepada penerima bahwa kalian memang menganggap serius korespondensi kalian dan kalian juga tidak malas dengan email yang kalian buat.

5. Periksa kembali ejaan nama penerima 

Etiket email yang baik selanjutnya adalah memastikan bahwa kalian telah mengeja nama penerima dengan benar. Satu kesalahan ejaan saja, dapat membuat komunikasi terlihat ceroboh serta tidak teliti, loh. Sebelum menekan “kirim”, periksa dua kali atau tiga kali ya untuk memastikan apakah telah mengeja nama depan dan belakang penerima dengan akurat.

6. Gunakan font dan ukuran font standar yang mudah dibaca

Kalian harus menggunakan font standar yang mudah dibaca, seperti Calibri, Times New Roman, atau Arial, dengan ukuran font 10 atau 12, ya. Kombinasi ukuran dan huruf ini memastikan bahwa email mudah dibaca oleh sebagian besar penerima.

7. Jangan pakai emoji atau animasi di email 

Eitss, hindari memakai emoji atau animasi, seperti wajah tersenyum di email profesional. Why? Sebab hal ini bisa dianggap terlalu santai dan dapat menimbulkan kesan negatif pada penerimanya.

8. Sertakan lampiran yang diperlukan saja

Sebelum menyertakan lampiran di email, pastikan lampiran itu memang yang dibutuhkan untuk email tertentu. Selain itu, pastikan untuk menyebutkan lampiran di email agar tidak diabaikan oleh penerima.

9. Balas email profesional sesegera mungkin

Meski tidak diharapkan untuk segera menerima setiap email yang kalian terima tapi etiket email yang baik adalah menanggapi email secara tepat waktu. Hal ini khususnya berlaku bagi klien atau email lain yang mungkin bersifat mendesak. Cobalah untuk memprioritaskan email saat masuk sehingga kalian dapat menentukan sendiri email mana yang butuh follow up tercepat.

10. Periksa untuk memastikan bahwa kalian mengirim email ke penerima yang benar

Kesalahan umum yang terjadi di tempat kerja adalah seseorang mengirim email ke penerima yang salah. Jadi, silakan pastikan untuk memeriksa ulang apakah kalian memiliki alamat email penerima yang benar sebelum menekan “kirim”.

11. Koreksi email sebelum menekan “kirim”

Sebelum mengirim email profesional apapun, kalian harus selalu mengoreksi email setidaknya sekali untuk memastikan bahwa email tersebut sudah benar dan mencakup semua informasi yang dibutuhkan.

Okay, jadi itulah tata cara menulis email dengan baik dan benar. Dengan membuat email yang baik dan benar, tentu akan meningkatkan profesionalitas kalian di mata klien atau konsumen.

Oia Guys, agar brand kalian lebih tepercaya lagi, bikin email dengan domain sendiri yuk karena sekarang ini lebih mudah, aman, dan dijamin keren! Gunakan saja layanan  email hosting dari Jetorbit agar bisa kirim email dengan @namadomainkamu.com sehingga menjadikan kesan tepercaya dalam bisnis.

Selamat mencoba dan tunggu info-info menarik lainnya dari kami, ya 🙂