Sangat disayangkan banyak yang belum paham terkait pentingnya email bisnis, mulai dari pemilihan nama email sampai cara mengirim email bisnis yang profesional. Padahal, email bisnis dapat disamakan dengan surat formal untuk mewakili instansi atau lembaga tertentu. Makanya, simak sampai kelar yuk Ketahui Yuk Contoh Email untuk Kepentingan Bisnis.!
4 Hal yang Diperhatikan Sebelum Mengirim Email Bisnis
Kalian bisa memulai hubungan kerja dengan klien baru dengan email yang tepat. Oleh karena itu, berikut ini beberapa hal yang harus kalian perhatikan saat mengirimkan email.
1. Penulisan subjek harus jelas
Sebelum mempelajari contoh-contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik, tahu bagaimana teknik menulis email tentu penting untuk dipelajari. Kita mulai dengan subjek email.
Lebih baik, tidak menggunakan kalimat yang panjang dan bertele-tele pada subjek email karena hal itu hanya akan membuat email kalian diabaikan.
Sebagai contoh, jika kalian ingin melakukan pengiriman invoice kalian bisa menggunakan kalimat “Invoice Project (nama bisnis kalian)”.
2. Wajib perkenalkan diri
Jika mengirim email untuk pertama kalinya, wajib perkenalkan diri kalian terlebih dahulu, ya. Sebutkan nama dan posisi kalian di perusahaan sebelum mengutarakan apa yang ingin kalian sampaikan dalam email tersebut. Kesan yang baik akan berdampak baik pula untuk bisnis kalian ke depannya.
3. Sampaikan tujuan mengirim email
Jangan lupa, penerima email mungkin tak punya banyak waktu untuk membaca email kalian. Jadi, tak perlu banyak bertele-tele, langsung sampaikan maksud dan tujuan kalian mengirimkan email setelah memperkenalkan diri.
Sampaikan dalam bahasa yang sopan sekaligus lugas sehingga pembaca bisa langsung mencerna maksud dan tujuan kalian.
4. Cek dua kali sebelum mengirim email
Sebelum kalian menekan tombol kirim, sebaiknya melakukan cek ulang email yang akan kalian kirim. Pastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan, tidak ada salah penyebutan nama dan jabatan, alamat email yang dituju juga sudah benar, dan lampiran yang sesuai. Setelah semua itu aman lalu kalian bisa langsung kirimkan email tersebut.
Cara Menentukan Nama Email Perusahaan atau Bisnis
Ada banyak sekali opsi pemakaian nama email yang dapat kalian pilih sesuai dengan kebutuhan. Berikut adalah beberapa contohnya:
1. Memakai divisi ataupun departemen perusahaan
Dalam bisnis mungkin rerata memiliki divisi dan departemen yang berbeda-beda. Oleh karena itu, kebutuhan berkirim email juga berbeda bahasannya tergantung setiap kategorinya.
Supaya tidak membingungkan maka paling mudah adalah dengan memisahkan email bisnis berdasarkan bagiannya, seperti:
2. Memakai nama asli pegawai
Cara menentukan email bisnis kedua adalah dengan memakai nama asli dari pegawai. Email ini akan bersifat personal tapi biasanya cuma boleh digunakan dalam urusan pekerjaan.
Jadi, pada saat mengirim email dengan mitra atau calon mitra bisnis, mereka dapat yakin jika pengirim memakai email profesional.
Berikut contoh pemakaian email perusahaan dengan nama asli:
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- [email protected]
- dan sebagainya.
3. Memakai kalimat sapaan
Cara ketiga menentukan nama email ialah dengan memakai kata sapaan. Umumnya email ini digunakan untuk bagian informasi dari suatu perusahaan.
Contoh email memakai sapaan seperti berikut:
4. Format bebas
Cara terakhir menentukan nama email ialah memakai format bebas. Kalian dapat memakai kata apa saja untuk menggunakan email profesional bisnis, tidak terdapat batasan selagi tidak menggunakan kata-kata yang dilarang.
Contoh Email untuk Kepentingan Bisnis
Dalam membuat isi atau konten email untuk kepentingan bisnis kalian harus memperhatikan beberapa etika penulisan email bisnis seperti:
- Mencantumkan subject atau judul email dengan jelas.
- Memperkenalkan diri dengan jelas.
- Menyampaikan tujuan pengiriman email.
- Selalu melakukan cross check sebelum mengirim email.
Agar lebih jelas dalam membuat isi atau konten email yang tepat, berikut ini ada beberapa contoh isi atau konten email untuk kepentingan bisnis terbaik yang dapat kalian tiru dan modifikasi sesuai dengan kebutuhan kalian ketika mengirim email.
1. Undangan Meeting
Dalam undangan meeting ini, pihak perusahaan harus melampirkan beberapa hal sehingga surat tersebut jelas. Informasi yang dimaksud seperti judul pembahasan meeting, tempat, dan waktu meeting. Memang informasi tersebut harus jelas meski hanya disampaikan melalui email. Agar lebih jelas, silakan simak contohnya berikut ini:
Subject: Undangan Meeting Pembahasan Proyek Minggu Depan
Isi Email:
Kepada Tim Marketing PT Coklat Nomojowo Indonesia,
Seperti yang sudah disebutkan pada email sebelumnya terkait proyek yang akan dijalankan minggu depan, maka kami mengundang Anda sebagai perwakilan dari PT Coklat Nomojowo Indonesia untuk menghadiri meeting pada:
Tempat: Restoran Hayam Wuruk
Waktu: 13.00 – 15.00 WIB
Demikian undangan yang kami sampaikan. Apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silahkan meneruskan email ini.
Best Regard,
William
Direktur Utama
2. Penawaran Kerjasama Bisnis
Dapat dikatakan jika contoh email yang satu ini termasuk contoh email marketing karena berkaitan dengan penawaran kerjasama bisnis. Penulisannya pun hampir sama dengan email sebelumnya yang telah dijelaskan.
Oleh karena itu, pihak perusahaan bisa mengikuti contoh yang akan diulas dalam penjelasan berikut ini:
Subject: Penawaran Perjanjian Kerjasama Bisnis
Isi Email:
Kepada PT Karya Nusantara Indonesia
Kami PT Grafiti Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa desain grafis serta desain lainnya. Melalui email ini, kami pihak perusahaan memberikan penawaran proposal kerjasama kepada PT Karya Nusantara Indonesia.
Tujuannya untuk melakukan sebuah manajemen pada semua pekerjaan yang berkaitan dengan promosi. Adapun proposal perancangan dan portofolio, sudah kami lampirkan sebagai pertimbangan.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Salam,
Maharani
Direktur Utama
3. Kelanjutan Perjanjian kerjasama
Hampir sama dengan maksud dari email sebelumnya, kelanjutan perjanjian kerjasama ini ditujukan kepada perusahaan penerima kerjasama. Namun, isi emailnya membahas tentang kerjasama yang akan dilakukan nantinya. Dengan begitu, perusahaan lain bisa nyaman bekerjasama dengan kalian. Berikut contohnya:
Subject: Kelanjutan Perjanjian Kerjasama
Isi Email:
Kepada PT Langit Nusantara
Kami PT Wawasan Indonesia ingin membahas kelanjutan dari perjanjian kerjasama yang telah dilakukan bersama PT Langit Nusantara. Kami akan membahas tentang kerjasama yang dilakukan dan nilai-nilai dalam kerjasama tersebut.
Demikian email dari kami, kami mengucapkan terima kasih telah meluangkan waktunya untuk membuka dan membaca email ini.
Salam,
Ridwan Ghani
Direktur Utama
4. Menerima Kerjasama dari Pihak Lain
Terkadang perusahaan penerima kerjasama ingin membalas surat dari perusahaan penawaran kerjasama. Namun, masih bingung terkait dengan isi email yang harus dilampirkan. Selain itu, isi email ini harus lengkap dan jelas. Oleh sebab itu, kalian bisa melihat contoh berikut ini:
Subject: Update Penerimaan Kerjasama
Isi Email:
Kepada PT Grafiti Indonesia
Setelah membaca keseluruhan dari proposal dan portofolio yang Anda sampaikan, bersama email ini kami sampaikan bahwa kami tertarik untuk menjalin kerjasama lebih lanjut dengan PT Grafiti Indonesia. Adapun pembahasan terkait dengan isi, nilai kerjasama, dan penyusunan kontrak kerjasama dapat dilakukan melalui meeting berikutnya yang dikirimkan setelah ini.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih, semoga kerjasama ini dapat berjalan dengan baik.
Salam,
Stefan Revano
Direktur Utama
5. Pembatalan Kontrak
Bukan hanya menerima sebuah kerjasama yang ditawarkan oleh perusahaan tertentu, kalian bisa saja menolak kontrak kerjasama tersebut. Untuk melakukan penolakan melalui email, kalian perlu merangkai kalimat agar tidak menyinggung perusahaan tersebut. Berikut contoh isi emailnya:
Subject: Pembatalan Kontrak
Isi Email:
Kepada PT Buana Corp Indonesia
Bersama dengan email ini, kami menyampaikan bahwa kontrak kerjasama antara PT Sindo Group dan PT Buana Corp Indonesia yang akan dilakukan telah kami batalkan karena alasan tertentu. Olehnya itu, Anda bisa memotong denda yang harus kami bayar. Mengenai informasi terkait pembayaran uang muka lainnya, akuntan kami akan menghubungi.
Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.
Salam,
Roy Angkasadarma
Direktur Utama
Jangan Anggap Sepele Email Bisnis
Email bisnis berfungsi untuk meningkatkan branding perusahaan agar terlihat lebih profesional. Semoga dengan kalian membaca contoh di atas, bisa membantu kalian terkait cara membuatnya.
Leave a Comment