Di artikel ini, kita akan belajar bersama dan mengenal lebih jauh tentang apa itu mail server, cara kerja mail server, dan manfaatnya. Okay, tanpa mengulur waktu, simak sampai kelar yuk Kenali Mail Server, Komponen, Cara Kerja, dan Kelebihannya

Apa Itu Mail Server?

Mail server adalah server yang bertugas mengirim dan menerima email. Meski terlihat sederhana, sebenarnya proses pengiriman email cukup kompleks. Email yang dikirim akan melewati serangkaian proses rumit di server email agar dapat sampai ke penerima.  

Komponen Mail Server

Secara umum, semua mail server terdiri dari tiga komponen, yaitu MTA, MDA, dan MUA. 

1. MUA (Mail User Agent)

MUA adalah aplikasi yang digunakan untuk menyusun, mengirim, dan menerima email. Contoh MUA adalah Yahoo, Gmail, Outlook, dan layanan email lainnya. 

Beberapa MUA bisa nampak lebih grafis loh, seperti Evolution, Thunderbird, dan Outlook. Atau, memiliki interface yang berbasis teks sederhana, seperti Mutt.

2. MTA (Mail Transport Agent) 

MTA merupakan salah satu komponen mail server yang bertugas menerima dan mengirim email dari komputer yang satu ke komputer yang lain. Beberapa tugas MTA adalah:

• Menerima email.
• Meminta catatan mail exchange dan memilih server email untuk mentransfer email.
• Mengirim pesan respons otomatis jika pesan gagal sampai tujuan. 

3. MDA (Mail Delivery Agent)

MDA adalah sebuah software komputer yang bertanggung jawab mengantarkan email dari MTA sever. Anyway, MDA ini dikenal juga sebagai LDA (Local Delivery Agent). Beberapa MTA dapat mengisi peran MDA saat mereka menambahkan pesan email baru ke file pesan pengguna lokal.

Protokol Mail Server

Terkait protokol, terdapat dua kategori dalam server email adalah protokol surat keluar (SMTP) dan protokol surat masuk (IMAP dan POP3).

1. SMTP atau Simple Mail Transfer Protocol 

SMTP adalah protokol standar untuk transmisi atau pengiriman email. Protokol ini bertugas melakukan komunikasi dengan server untuk mengirimkan email dari lokal email ke server email.  

Anyway, dalam proses kerjanya, SMTP dikontrol oleh MTA yang ada pada email server kalian.

2. POP3 atau Post Office Protocol 

POP 3 adalah versi ketiga dari metode penerimaan email. POP3 menerima dan menyimpan email untuk seseorang sampai mereka mengambilnya. POP3 adalah protokol server/client tempat di mana email dikirimkan dari server menuju email lokal. 

Oia, POP3 bekerja dengan mengontak server email lalu mengunduh semua pesan baru dari email lokal. Setelah mengunduh, mereka akan hilang dari server. 

Jika memutuskan untuk memeriksa email kalian dengan gadget berbeda, pesan yang sudah diunduh sebelumnya tidak akan ada lagi, ya. Maka ada baiknya untuk melakukan back up. 

POP3 cocok digunakan bagi kalian yang biasanya membuka email dengan hanya satu gadget.

Baca Juga: Apa Itu FTP?

3. IMAP atau Internet Message Access 

IMAP memungkinkan untuk dapat mengakses email kalian di mana pun kalian berada, biasanya diakses melalui internet. Saat membaca email menggunakan IMAP, sebenarnya tidak mengunduh atau menyimpannya ke komputer loh tetapi membaca melalui server saja. 

Bagi kalian yang sering bepergian dan sering menggunakan berbagai gadget untuk mengakses email maka disarankan untuk menggunakan servis email berbasis IMAP.

Jenis-Jenis Mail Server

Ada beberapa jenis mail server yang dibedakan berdasarkan sistem pengoperasian dan programnya. 

1. Sendmail

Jika kalian menggunakan sistem operasi Linux, pasti familiar dengan jenis mail server Sendmail. Sendmail merupakan jenis mail server standar Linux. Alhasil, Sendmail paling banyak digunakan di dunia. Sendmail juga sangat mudah diatur dengan performa yang lumayan.

Sayangnya, dari segi keamanan Sendmail masih perlu banyak perbaikan dibanding jenis mail server lain yang lebih baru.

2. Postfix

Postfix adalah jenis mail server MTA yang merupakan versi pengembangan lebih baik dari Sendmail. Alhasil, Postfix tak terbatas pada sistem operasi Linux saja namun juga bisa digunakan pada Mac OS X. 

Anyway, Postfix juga memiliki tingkat keamanan yang jauh lebih baik dibanding Sendmail karena itu memang tujuan utamanya.

Oia, Postfix juga memiliki performa yang sangat tinggi sehingga Postfix digadang-gadang bisa menggantikan Sendmail di masa depan.

3. Qmail

Qmail adalah MTA yang dianggap sebagai mail server teraman saat ini. Sebab, Qmail belum memiliki celah keamanan yang berefek negatif atau merusak kinerjanya secara keseluruhan. Oleh karena itu, ada beberapa penyedia email raksasa yang menggunakan Qmail, seperti Yahoo dan Hotmail.

Cara Kerja Mail Server

Pada dasarnya, cara kerja utama mail server adalah sending email (mengirim email) dan receiving email (menerima email) yang akan melalui lima tahapan berikut ini:  

Tahap 1: Mengirim Pesan

Setelah membuat pesan dan klik tombol send, MUA akan mengirim email tersebut. Lalu, email penerima atau klien akan terkoneksi dengan server SMTP domain kalian. Server ini bisa bernama apa saja ya, misalnya smtp.contoh.com.

Tahap 2: Email Penerima Berkomunikasi dengan Server SMTP 

Email penerima atau klien berkomunikasi dengan MTA server yang menggunakan SMTP. Selanjutnya memberikan alamat email kalian, alamat email penerima, isi pesan dan lampiran.

Tahap 3: Server SMTP Memproses Alamat Email Penerima 

Setelah berkomunikasi dengan email penerima, komponen MDA melalui SMTP akan memproses alamat email penerima (khususnya domain).

Jika nama domain sama dengan pengirim pesan maka pesan akan langsung dialihkan ke server domain POP3 atau IMAP. 

Jika domain berbeda, server SMTP akan berkomunikasi dengan server domain dulu. 

Tahap 4: Server SMTP Pengirim Berkomunikasi dengan DNS

Agar bisa menemukan server penerima, MTA melalui SMTP harus berkomunikasi dengan DNS (Domain Name Server). Nanti DNS akan mengambil nama email domain penerima lalu menerjemahkannya menjadi sebuah IP address.

Wait, harus dijadikan IP address, nih? Yaiya karena server SMTP pengirim tidak bisa menyalurkan email dengan benar hanya dengan nama domain. Maka, dibutuhkan IP address, yang merupakan sebuah nomor identitas setiap komputer yang terkoneksi internet.

Dengan mengetahui informasi IP address-nya, mail server dapat bekerja dengan lebih efisien.

Tahap 5: Email Terkoneksi dengan Server SMTP

Setelah server SMTP memiliki IP address penerima maka email yang diteruskan MDA/MTA dapat terkoneksi dengan server SMTP. eitss, proses ini tidak terjadi begitu saja, yesss. Sebab, sebenarnya pesan yang dikirim harus melewati serangkaian proses SMTP, sampai akhirnya tiba di tujuan.  

Tahap 6: Server SMTP Penerima Memindai Pesan Masuk

Di tahap ini, MUA memindai pesan masuk. Jika mengenali domain dan username, pesan akan diteruskan ke server POP3 atau IMAP domain. 

Nah, dari sanalah pesan akan ditempatkan di antrean sendmail. Pesan akan berada di antrean sendmail sampai email penerima mengizinkannya untuk diunduh.

Kelebihan Punya Mail Server Sendiri

Berikut ini beberapa manfaat mail server khusus untuk layanan email berbayar:

1. Dapat Kepercayaan dari Pelanggan

FYI, dengan menggunakan email berbayar, tak hanya menggunakan mail server khusus tetapi juga domain sendiri. Tentu hal itu dapat menunjukkan profesionalisme perusahaan kalian, kan? Sehingga kepercayaan dari pelanggan juga terus meningkat. 

2. Membuat Email Bisnis untuk Semua Anggota Tim

Email berbayar memungkinkan memiliki mail server sendiri dengan disk space yang lebih besar daripada email gratis. Artinya, kalian dan tim akan lebih mudah melakukan transfer data dan komunikasi dengan klien.

3. Punya Email yang Aman dari Virus dan Malware

Kalian bisa memiliki fitur-fitur keamanan tambahan dengan memiliki mail server sendiri. Sehingga, akan terhindar dari serangan virus, malware, spam, dan lain-lain.

4. Meningkatkan Kualitas Privasi Data

Memiliki mail server sendiri membuat data penting perusahaan terlindungi, ya. Tak usah khawatir bahwa data email kalian akan digunakan pihak lain untuk memasang iklan di inbox kalian.

Kalian Sudah Punya Mail Server Sendiri?

Mail server adalah salah satu hal penting untuk dapat membuat proses komunikasi bisnis melalui email berjalan baik.

Untuk meningkatkan bisnis, berlangganan email berbayar dengan mail server khusus merupakan rekomendasi terbaik. 

Nah, jika ingin mulai menggunakan email berbayar dengan mail server sendiri, kalian bisa pakai Email Hosting Jetorbit.

Jadi gimana? Siap berlangganan layanan email berbayar untuk bisnis yang lebih baik?