Sederhananya, ERP adalah aplikasi yang membantu otomatisasi proses bisnis, mengontrol dan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber. Yuk, cari tahu fungsi ERP, kelebihan ERP, jenisnya, hingga perbedaannya dengan finansial di artikel Apa Sih Itu ERP, Cara Kerja, Kelebihan, dan Perbedaannya dengan Finansial

 

Apa Itu ERP?

Enterprise Resource Planning atau ERP adalah sebuah sistem yang mengumpulkan dan mengatur data bisnis melalui berbagai program yang terhubung satu sama lain.

 

Sederhananya, ERP adalah aplikasi yang membantu otomatisasi proses bisnis, mengontrol dan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber. Informasi yang dikumpulkan meliputi data keuangan, produksi, rantai pasokan, penjualan, pemasaran, dan sumber daya manusia.

 

Setelah semua informasi ini terkumpul di satu tempat, para manajer perusahaan dapat menganalisis strategi, meningkatkan proses, dan meningkatkan efisiensi untuk mencapai tujuan perusahaan.

 

Sistem ERP adalah alat digital yang memungkinkan perusahaan mengelola rantai pasokan, mengontrol inventaris, mengotomatisasi akuntansi, dan masih banyak lagi.

 

Saat ini, ERP adalah biasa digunakan di berbagai industri dan tersedia dalam berbagai platform, termasuk platform berbasis Cloud.

 

Fungsi ERP

Berikut ini penjelasan mengenai fungsi ERP:

 

Meningkatkan Akurasi dan Produktivitas

ERP dapat mengintegrasikan dan mengotomatiskan proses bisnis, artinya bahwa ERP menggabungkan dan mengotomatisasi langkah-langkah dalam pekerjaan perusahaan.

 

Selain itu, ketika departemen yang terkait bekerja bersama secara terintegrasi, mereka dapat menyesuaikan pekerjaan mereka dengan lebih baik sehingga hasil yang dicapai menjadi lebih cepat dan lebih baik.

 

Meningkatkan pelaporan

Beberapa bisnis mendapatkan manfaat dari pelaporan data yang diperbarui secara real-time melalui satu sistem pusat.

 

Pelaporan yang akurat dan lengkap membantu perusahaan dalam merencanakan, menganggarkan, memperkirakan, dan berkomunikasi tentang situasi operasional secara tepat kepada organisasi dan pihak yang berkepentingan, seperti pemegang saham.

 

Meningkatkan Efisiensi

ERP memungkinkan bisnis untuk dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan oleh klien, vendor, dan mitra bisnis.

 

Hal ini berdampak pada peningkatan kepuasan pelanggan dan karyawan, dengan waktu respons yang lebih cepat serta tingkat akurasi yang lebih tinggi.

 

Selain itu, biaya yang terkait dengan operasional bisnis seringkali berkurang karena perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efisien.

 

Meningkatkan Kerjasama

Penggunaan ERP juga memungkinkan departemen dapat lebih mudah bekerja sama dan berbagi pengetahuan. Hal ini memungkinkan sinergi di antara tenaga kerja yang berbeda dan dapat meningkatkan produktivitas serta kepuasan karyawan.

 

Selain itu, tugas-tugas kasar dan manual dihilangkan, sehingga karyawan dapat menggunakan waktu mereka untuk pekerjaan yang lebih berarti.

 

Jenis ERP

Berikut ini jenis ERP:

 

ERP On Premise

ERP On Premise adalah jenis software ERP yang diinstal dan digunakan secara langsung dalam perangkat komputer di perusahaan. Artinya, sistem ini berada dalam infrastruktur perusahaan, bukan di cloud atau server eksternal.

 

ERP On Premise dirancang untuk bisa digunakan oleh berbagai ukuran perusahaan tetapi umumnya lebih cocok untuk perusahaan kecil dan menengah.

 

Keuntungan menggunakan ERP On Premise adalah perusahaan memiliki kendali penuh atas sistem dan data mereka karena semuanya berada di dalam jaringan perusahaan sendiri.

 

Hal ini juga memberikan akses langsung ke data tanpa ketergantungan dari koneksi internet, sehingga dapat lebih cepat dan aman dalam mengakses informasi. ERP On Premise juga memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan dan mengkonfigurasi sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis khusus mereka.

 

FYI, ada beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan dengan menggunakan ERP On Premise.

 

Pertama, biaya pengadaan dan penerapan mungkin lebih tinggi karena perusahaan harus membeli lisensi dan mengelola infrastruktur IT sendiri.

 

Kedua, pemeliharaan dan peningkatan sistem juga menjadi tanggung jawab perusahaan yang dapat menuntut sumber daya dan biaya tambahan.

 

Open Source ERP

ERP open source adalah jenis software yang memberikan kebebasan kepada perusahaan untuk memeriksa, mengubah, dan meningkatkan kode sumbernya.

 

Adanya ERP open source memungkinkan perusahaan memiliki kesempatan untuk menyesuaikan aplikasi sesuai dengan kebutuhan kerja mereka. 

 

Selain itu, dengan adanya komunitas pengembang open source, perusahaan dapat memanfaatkan pengetahuan dan dukungan dari para ahli di seluruh dunia. Artinya, ada banyak sumber daya dan solusi yang tersedia untuk membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaan ERP mereka. 

 

Namun, perlu dicatat bahwa menggunakan ERP open source butuh kemampuan teknis dan sumber daya yang memadai. Mengubah kode sumber butuh keahlian khusus dan perusahaan harus mempertimbangkan biaya serta waktu yang terlibat dalam melakukan modifikasi. 

 

ERP Berbasis Cloud

ERP berbasis cloud adalah jenis software yang dapat diakses melalui layanan hosting Cloud. Jenis ERP ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses data secara real-time selama mereka memiliki akses internet. Biasanya, ERP berbasis cloud lebih sesuai untuk digunakan dalam perusahaan besar.

 

Berbasis cloud berarti aplikasi dan data berada di server jarak jauh yang dapat diakses melalui internet dari berbagai perangkat, seperti komputer, tablet, atau ponsel.

 

Jadi, tidak perlu menginstal software ERP secara langsung di perangkat di perusahaan. 

 

Keuntungan utama ERP berbasis cloud adalah fleksibilitas dan aksesibilitas. Sebab, data dan aplikasi berada di cloud, karyawan dapat mengakses informasi dari mana saja selama mereka terhubung ke internet. Hal ini memungkinkan kerja jarak jauh dan kolaborasi tim yang lebih mudah. 

 

Selain itu, ERP berbasis cloud juga mengurangi beban infrastruktur IT di perusahaan karena software dan data di-hosting oleh penyedia cloud. Sehingga, dapat menghemat biaya operasional dan membebaskan sumber daya IT untuk fokus pada hal-hal lain yang lebih strategis. 

 

Namun, keamanan data dari jenis ERP berbasis cloud perlu kamu pertimbangkan. Perusahaan harus memastikan bahwa penyedia cloud yang mereka gunakan memiliki standar keamanan yang tinggi dan perlindungan terhadap ancaman keamanan cyber. 

 

Hybrid ERP

Hybrid ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang menggabungkan dua model, yaitu on-premise dan berbasis Cloud.

 

Melalui penggabungan kedua model ini, perusahaan dapat memiliki fleksibilitas dalam mengelola ERP mereka.

 

Beberapa fungsi dan data mungkin lebih baik dikelola secara lokal (on-premise), sedangkan beberapa aspek lainnya dapat di-host di Cloud untuk akses lebih mudah dan skala yang lebih besar.

 

Melalui kombinasi ini, perusahaan dapat memanfaatkan keuntungan dari kedua model dan mengoptimalkan penggunaan ERP mereka sesuai dengan kebutuhan bisnis dan infrastruktur teknologi yang dimiliki.

 

Cara Kerja ERP

Sistem ERP adalah bekerja dengan cara menggunakan aturan data standar dan memungkinkan informasi dari satu departemen tersedia untuk semua orang dalam bisnis. Struktur data seragam ini membantu semua orang mendapatkan informasi yang sama.

 

Data real-time yang diperoleh akan digunakan dalam berbagai proses bisnis dan alur kerja di berbagai departemen. 

 

Bagian operasional memastikan tingkat kepegawaian sesuai dengan pola lalu lintas. Bagian keuangan membandingkan penjualan dengan biaya sewa untuk membantu para eksekutif membuat keputusan tentang konsolidasi.

 

Sistem ERP memberi manfaat terbaiknya saat perusahaan memiliki modul untuk setiap fungsi bisnis utama dan memastikan entri data yang tepat waktu dan akurat.

 

Semakin banyak pemangku kepentingan yang memiliki akses ke sistem, ya jelas itu semakin baik.

 

Integrasi dengan sistem bisnis lain memungkinkan data mengalir otomatis ke dalam ERP untuk memperoleh manfaat dari setiap proses atau alur kerja.

 

Baca juga: Manfaat ERP bagi Bisnis dan Kekurangan ERP

 

Kelebihan Menggunakan ERP

Meskipun besarnya manfaat dari teknologi ini bisa berbeda-beda bagi setiap perusahaan. Nah, ada beberapa kelebihan utama yang diberikan oleh ERP:

 

Penghematan biaya

Salah satu kelebihan yang banyak dirasakan dari sistem ERP adalah kemampuannya untuk menghemat biaya bagi organisasi dalam berbagai cara.

 

Melalui otomatisasi banyak tugas sederhana dan berulang, sistem ini membantu dalam mengurangi risiko kesalahan dan mengurangi kebutuhan untuk menambah jumlah karyawan ketika bisnis masih dalam keadaan berkembang.

 

Selain itu, visibilitas lintas perusahaan memudahkan dalam mengidentifikasi inefisiensi yang dapat meningkatkan biaya operasional. 

 

Apalagi dengan adanya ERP berbasis cloud, perusahaan dapat menikmati nilai tambahan dari software ini melebihi investasi awal yang mereka keluarkan.

 

Akses ke cloud memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan infrastruktur IT mereka, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan skalabilitas.

 

Visibilitas alur kerja

Adanya sistem ERP adalah sebagai penggabung semua alur kerja dan informasi dalam satu tempat, karyawan yang memiliki akses ke sistem dapat dengan mudah melihat status proyek dan kinerja dari berbagai fungsi bisnis yang relevan dengan pekerjaan mereka.

 

Keuntungan dari visibilitas ini sangat berharga bagi manajer dan pemimpin dalam mengawasi progres dan hasil kerja. 

 

Tentunya, dengan ERP segala informasi yang dibutuhkan dapat diakses secara langsung, dengan cepat dan mudah. 

 

Pelaporan/analisis

Sistem ERP terkemuka dilengkapi dengan alat pelaporan dan analitik yang canggih sehingga memungkinkan pengguna untuk melacak dan memvisualisasikan berbagai Key Performance Indicator (KPI) serta menampilkan metrik atau perbandingan lainnya sesuai dengan kebutuhan mereka.

 

Adanya fitur analitik yang kuat dapat memungkinkan perusahaan untuk menggali wawasan dari data yang dikumpulkan oleh ERP. 

 

Keunggulan ERP juga terletak pada integrasi yang komprehensif. Semua data dan proses terkait saling terhubung dalam satu sistem sehingga memungkinkan perusahaan untuk melihat dampak dari perubahan atau masalah di satu departemen terhadap seluruh perusahaan.

 

Wawasan/kecerdasan bisnis

Kemampuan ERP dalam mengakses data secara real-time dari seluruh perusahaan, membuka peluang untuk mengungkap tren dan pola yang berdampak signifikan serta memberi wawasan bisnis yang mendalam.

 

Kemampuan ini menjadi aset berharga bagi para pemimpin organisasi dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Pada dunia bisnis yang terus berubah dengan cepat, memiliki data yang up-to-date dan akurat memang sangat penting.

 

Kepatuhan peraturan dan keamanan data

Standar pelaporan keuangan dan peraturan keamanan data yang berlaku dalam industri dan pemerintahan seringkali mengalami perubahan dan hal ini dapat menjadi tantangan bagi perusahaan.

 

Santuy, ERP dapat membantu perusahaan tetap aman dan mematuhi peraturan yang berlaku. Sistem ERP menyediakan jejak audit yang mendetail dengan melacak seluruh siklus hidup setiap transaksi, termasuk memastikan kepatuhan terhadap alur kerja persetujuan yang diperlukan.

 

Selain itu, bagi perusahaan yang menggunakan ERP berbasis SaaS (Software as a Service), kepatuhan terhadap peraturan seperti PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) juga dapat lebih mudah diimplementasikan.

 

Manajemen Resiko

Teknologi ERP memiliki peran penting dalam mengurangi risiko dalam beberapa aspek bisnis. Berikut ini beberapa cara terkait ERP membantu meminimalkan risiko:

 

Kontrol Akses dan Alur Kerja Persetujuan yang Terperinci

Pada sistem ERP, perusahaan dapat menentukan kontrol akses terperinci, artinya setiap karyawan hanya memiliki akses ke data dan fungsi yang relevan dengan tugas mereka.

 

Selain itu, ERP adalah memungkinkan penentuan alur kerja persetujuan yang jelas, yang mana dibutuhkan untuk setiap transaksi atau tindakan tertentu. Hal ini membantu memperkuat kontrol keuangan dan mengurangi potensi penipuan atau penggelapan dana.

 

Data yang Lebih Akurat dan Penghindaran Kesalahan

Adanya integrasi data yang komprehensif dalam ERP, kesalahan manusia dapat dihindari karena data yang dimasukkan akan terekam secara otomatis di seluruh sistem.

 

Misal, saat data penjualan, persediaan, atau keuangan diinput dengan akurat, perusahaan dapat menghindari kehilangan penjualan atau denda karena ketidaksesuaian data.

 

Akurasi data ini bisa membantu perusahaan membuat keputusan bisnis yang lebih tepat dan berdasarkan fakta.

 

Visibilitas Operasional yang Lebih Baik

Perusahaan yang memiliki gambaran jelas tentang semua aspek bisnis, termasuk proses produksi, persediaan, dan penjualan, karyawan dapat dengan cepat mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul akibat gangguan bisnis.

 

Melalui pemahaman status operasional secara real-time, perusahaan dapat merespons dan mengatasi risiko dengan cepat dan efisien.

 

Keamanan data

Keamanan data ini menjadi semakin krusial karena volume dan skala serangan siber terus meningkat dari waktu ke waktu. Khususnya software ERP berbasis cloud yang dikelola oleh vendor, yang mana menempatkan keamanan sebagai prioritas utama.

 

Vendor biasanya menerapkan protokol keamanan mutakhir untuk melindungi data perusahaan kalian dari ancaman siber yang beragam dan merusak.

 

Beberapa langkah keamanan yang diambil oleh penyedia ERP adalah mencakup enkripsi data, otorisasi akses terperinci, dan sistem deteksi intrusi yang canggih. Enkripsi data mengamankan informasi sensitif dengan mengubahnya menjadi kode teracak yang hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki izin.

 

Penerapan langkah keamanan ini memungkinkan penyedia ERP untuk merespons secara cepat dan mengambil tindakan untuk mengatasi ancaman keamanan sebelum menyebabkan kerusakan lebih lanjut. 

 

Kolaborasi

Kolaborasi merupakan kunci keberhasilan tim dalam sebuah perusahaan. Nah, pada konteks ini ERP punya peran sangat penting dalam memfasilitasi berbagi informasi di antara tim. ERP menyediakan platform terpadu yang memungkinkan berbagai departemen dan tim untuk berkolaborasi dengan mudah.

 

Data-data penting seperti pesanan pembelian, kontrak, dan catatan dukungan pelanggan dapat diakses dan dibagikan di antara berbagai fungsi bisnis.

 

Adanya akses yang sesuai ke data real-time memungkinka karyawan dari berbagai departemen untuk dapat melihat informasi yang relevan dengan pekerjaan mereka. Selain itu, keterbukaan dan transparansi dalam berbagi informasi di antara tim membantu dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih tepat waktu.

 

Skalabilitas

Sistem ERP yang tepat harus memiliki skalabilitas yang baik dan cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan perusahaan tidak hanya saat ini tetapi juga di masa mendatang.

 

Salah satu keunggulan utama sistem ERP berbasis cloud adalah kemampuannya untuk diskalakan dengan mudah. Pada lingkungan bisnis yang selalu berubah dan berkembang, kebutuhan data dan permintaan untuk akses informasi terus meningkat.

 

Dalam hal ini, sistem cloud mampu mengatasi perubahan operasional kecil maupun besar dengan cepat dan tanpa mengalami gangguan layanan.

 

Ketika perusahaan tumbuh dan jumlah data yang ditangkap semakin besar, sistem cloud akan dapat menyesuaikan diri dengan peningkatan tersebut tanpa mempengaruhi kinerja keseluruhan. 

 

Fleksibilitas

Software ERP tidak hanya membantu bisnis mengadopsi praktik terbaik namun juga memberi fleksibilitas untuk mendukung proses dan tujuan yang unik dari perusahaan itu sendiri.

 

Sistem ini memberi kemampuan bagi administrator untuk membangun alur kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan menghasilkan laporan otomatis yang sangat penting bagi berbagai departemen dan para eksekutif.

 

Kemampuan untuk menyesuaikan alur kerja adalah salah satu fitur paling berharga dari ERP. Melalui penggunaan ERP, administrator dapat dengan mudah mengkonfigurasi sistem agar sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

 

Sehingga, ERP tidak hanya mengotomatisasi proses yang ada, tetapi juga membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi operasi.

 

Selain itu, fitur laporan otomatis dalam ERP sangat penting dalam mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih tepat.

 

ERP juga berperan dalam meningkatkan inovasi dan kreativitas dalam organisasi. Adanya kebebasan karyawan dari tugas-tugas rutin dan butuh banyak waktu, memungkinkan mereka memiliki lebih banyak waktu dan ruang untuk berfokus pada aktivitas yang lebih bernilai tambah dan kreatif.

 

Kustomisasi

Jika perusahaan kalian memiliki banyak proses khusus maka penting untuk mencari sistem ERP yang dapat diperluas agar dapat mengakomodasi kebutuhan unik perusahaan.

 

Sehingga, perusahaan dapat menyesuaikan ERP agar sesuai dengan proses bisnis yang unik dan memperkuat sistem agar lebih efektif dan efisien. 

 

Perlu diingat bahwa menambah fungsionalitas tambahan tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Sebelum memutuskan untuk melakukan penyesuaian, perusahaan harus melakukan evaluasi menyeluruh tentang proses bisnisnya.

 

Manajemen pelanggan dan mitra

ERP tidak hanya berfungsi untuk memperkuat operasional internal perusahaan namun juga berperan dalam memperkuat hubungan dengan mitra dan pelanggan.

 

Pada lingkup mitra perusahaan, ERP dapat memberi wawasan penting tentang pemasok, operator pengiriman, dan penyedia layanan lainnya. Penggunaan sistem ERP berbasis cloud, memungkinkan perusahaan untuk dapat dengan dengan mudah bertukar informasi dengan mitra bisnisnya.

 

Di sisi pelanggan, ERP juga berperan dalam memahami dan memantau kepuasan pelanggan. Solusi ERP dapat melacak tanggapan survei, tiket dukungan, pengembalian produk, dan berbagai interaksi pelanggan lainnya. Data ini memberi wawasan tentang tingkat kepuasan pelanggan, masalah yang perlu diatasi, serta kekuatan dan kelemahan dalam layanan yang diberikan.

 

Selain itu, ERP juga berperan dalam memahami pola pembelian pelanggan dan preferensi mereka. Data tentang perilaku pembelian dapat digunakan untuk mengidentifikasi peluang penjualan lebih lanjut dan menyusun strategi pemasaran yang lebih efektif.

 

Perbedaan ERP dengan Finansial

Berikut ini perbedaan utama antara ERP dan finansial:

 

Secara Definisi

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah software yang mencakup berbagai proses bisnis di seluruh perusahaan, termasuk finansial.

 

Finansial adalah fungsi bisnis yang berkaitan dengan departemen keuangan suatu organisasi dan termasuk modul untuk akuntansi, hutang-piutang, manajemen biaya, dan lain-lain.

 

Secara Cakupan

ERP adalah mencakup banyak proses bisnis, termasuk keuangan, pengadaan, manajemen rantai pasokan, manufaktur, dan lain-lain.

 

Finansial fokus pada manajemen keuangan, akuntansi, dan laporan keuangan.

 

Secara Persyaratan Pelaporan

Software keuangan dalam ERP digunakan untuk mematuhi persyaratan pelaporan badan pengatur, seperti International financial Reporting Standards Foundation (IFRS) dan Generally Accepted Accounting Principles in the United States (GAAP).

 

Untuk organisasi publik, software finansial harus dapat menghasilkan laporan keuangan berkala untuk regulator, seperti US Securities and Exchange Commission (SEC) dan European Securities and Markets Authority (ESMA).

 

Secara Integrasi

ERP adalah terintegrasi dengan aplikasi front-office, seperti CRM, untuk membangun pandangan pelanggan yang holistik.

 

Finansial fokus pada manajemen keuangan dan pelaporan keuangan.

 

Secara Teknologi Mendatang

Aplikasi ERP berbasis cloud sering disematkan dengan teknologi generasi mendatang, seperti IoT, blockchain, AI, dan lain-lain.

 

Finansial menggunakan teknologi pelaporan dan analitik untuk mematuhi persyaratan badan pengatur.

 

Secara Manajemen

Pengelolaan ERP sering melibatkan kemitraan dengan beberapa pemimpin eksekutif, termasuk CFO, CIO, dan COO.

 

Finansial ditangani oleh departemen keuangan dan dipimpin oleh CFO.

 

Sudah Paham kan tentang Apa Itu ERP?

Jadi bagaimana, sudah membaca sampai kelar? Ternyata ERP itu punya banyak kelebihan ya bagi perusahaan dan tentunya juga punya perbedaan mendasar antara ERP dengan finansial.

 

Jadi, perusahaan kalian sudah menerapkan ERP, kah?