14 Kiat untuk Meeting yang Sangat Efektif

Sharing is caring!

Rapat merupakan alat bisnis penting untuk bertukar informasi, memfasilitasi komunikasi, dan kemajuan menuju tujuan perusahaan. Akan tetapi, seringkali rapat berjalan dalam waktu lama serta membosankan atau tidak ada tujuan yang jelas. Yuk baca 14 Kiat untuk Meeting yang Sangat Efektif

Kabar baiknya adalah praktik terbaik untuk rapat (meeting) sebagian besar sama, baik secara langsung atau virtual. Kami akan membagikan langkah-langkah apa yang harus diambil untuk memastikan pertemuan Anda efektif dan menarik

Kiat untuk Semua Rapat

Rangkaian kiat pertama di sini akan membuat semua rapat Anda lebih sukses, baik secara langsung, online, atau kehadiran yang bercampur.

  • Cari tahu siapa yang harus ada di sana

Salah satu langkah pertama dalam merencanakan pertemuan yang efektif adalah mengundang orang yang tepat. Selain itu, Anda harus membatasi jumlah peserta hingga sekitar lima hingga sepuluh.

kiat-meeting-1

Selanjutnya juga memastikan  undangan beragam, dari segi usia, jenis kelamin, bakat, level pekerjaan, dan latar belakang untuk memperoleh berbagai perspektif.

  • Tentukan tujuan rapat

Langkah awal lainnya adalah mencari tahu tujuan pertemuan Anda. Tantangan klasik pertemuan adalah untuk mengisi dengan banyak hal untuk didiskusikan dan diputuskan.

Setelah Anda mengidentifikasi tujuan rapat Anda, pastikan peserta juga mengetahui detail tersebut sebelum rapat berlangsung. Sulit bagi peserta rapat untuk berpartisipasi secara efektif jika mereka tidak tahu apakah hanya sekedar mendengarkan, memberi masukan, atau menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan.

  • Sampaikan tujuan rapat

Untuk melakukan rapat yang efektif, Anda juga harus secara eksplisit menyatakan tujuan Anda untuk rapat yang diberikan di luar tujuan awal. Caranya cukup dengan menuliskan pernyataan sederhana di bagian atas agenda Anda di notes atau handphone atau tablet atau kalender. Hal ini juga membantu peserta mempersiapkan diri dan membantu rapat tetap fokus.

  • Siapkan agenda

Setelah Anda memiliki maksud dan tujuan, Anda perlu menetapkan agenda. Saat menentukan item yang akan dibahas, pastikan juga mereka langsung berhubungan dengan KPI (Key Performance Indicator). Hal ini untuk membantu menjaga fokus serta diskusi yang dapat ditindaklanjuti nantinya yang tentunya berdampak pada kinerja.

  • Bagikan agenda lebih awal

Setelah menyiapkan agenda rapat, bagikan ke peserta yang memiliki cukup waktu untuk ditinjau sehingga peserta dapat membaca materi latar belakang dan menyiapkan pemikiran awal mereka untuk setiap item terkait agenda sebelumnya.

Hal ini sangat penting dilakukan apabila peserta perlu mempresentasikan data yang memang diperlukan dalam banyak pertemuan.

  • Tunjuk seorang fasilitator

Selanjutnya adalah harus mencari tahu siapa yang akan memimpin rapat. Idealnya, orang tersebut memiliki keterampilan pemrosesan yang baik dan bisa memanggil hadirin ketika lebih dari satu orang ingin berbicara.

Selain itu, tuan rumah dari rapat harus mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk memimpin setiap topik agenda.

  • Siapkan peralatan sebelumnya

Langkah ini sederhana dan bukan hal asing bagi kita semua. Jangan sampai peserta rapat harus duduk dan menunggu karena kesulitan teknis. Jadi, pastikan siapa pun yang menangani rapat telah tiba lebih awal untuk menyiapkan peralatan yang diperlukan sehingga rapat dapat dimulai tepat waktu.

  • Pastikan slide dapat dibaca

Slide dengan teks pun dapat sulit untuk dibaca. Mencoba membaca slide merupakan suatu gangguan bagi audiens. Apabila berbicara dengan bantuan slide, jarang sekali ada orang yang membaca semua teks pada slide. Oleh karena itu, pastikan bahwa slide memiliki teks yang terbatas, fokus pada visual, dan mengarah ke audiens yang lebih terlibat.

Kiat untuk Rapat Virtual yang Lebih Baik

Meskipun praktik terbaik untuk rapat virtual mencakup semua hal di atas, ada beberapa kiat tambahan untuk memastikan kesuksesan saat rapat berlangsung.

  • Nyalakan kamera

Sebagai permulaan, dorong atau arahkan agar peserta menyalakan kamera mereka. Hal ini tentunya lebih baik ketika Anda dapat melihat orang lain serta hal ini dapat membantu menjaga norma pertemuan.

Hal tersebut disebabkan peserta tidak bisa muncul begitu saja, peserta perlu memahami aturan dan tanggung jawab sebagai peserta rapat. Hal tersebut merupakan kunci untuk rapat yang efektif.

  • Lihat ke kamera

Penting juga untuk melakukan kontak mata dalam pertemuan virtual dengan melihat langsung ke kamera sesering mungkin.

  • Diamkan diri Anda

Karena pekerjaan fasilitator agak berbeda di ruang virtual dan mungkin sulit untuk mendengar dengan beberapa peserta berbicara sekaligus, praktik terbaik lain untuk membisukan diri sendiri jika Anda tidak berbicara.

  • Hindari multitasking

Dan terlepas dari godaan untuk memeriksa kotak masuk, Slack, atau ponsel Anda, untuk menghindari multitasking selama pertemuan virtual karena dapat memutus aliran percakapan dan Anda bisa kehilangan informasi penting.

  • Gunakan ruang rapat dengan kata sandi

Anda juga harus melakukan rapat virtual di ruang rapat yang didukung password untuk mencegah peretas masuk ke pertemuan virtual tim jarak jauh. Oleh karena itu, organisasi hanya boleh menggunakan sesi yang diaktifkan dengan password untuk setiap pertemuan demi meningkatkan tingkat keamanan.

  • Rekam pertemuan virtual

Satu keuntungan dari pertemuan virtual adalah mudah untuk direkam. Hal ini akan membantu Anda menjadi lebih baik dalam melakukan pertemuan Anda secara lebih efisien sambil memberikan inspirasi peserta Anda.

kiat-meeting-2

Salinan digital yang disetujui tidak hanya dari rekaman namun bisa berupa catatan, file atau screenshots sehingga dapat membantu membuat rapat menjadi lebih efisien.

Sebelumnya pastikan saja untuk memberi tahu semua peserta bahwa Anda berencana untuk merekam sesi dan pastikan untuk menyampaikan bagaimana hasil rekaman bisa dilihat dan diakses.

Bagi Anda yang masih bingung bagaimana cara membuat website, tenang saja. Kami punya solusinya. Anda bisa langsung cek ke Jetorbit guna memenuhi kebutuhan pembuatan website Anda. Selain itu, kami juga menyediakan VPS dan bisa Anda cek di sini.

Tidak hanya pembuatan website saja namun Jetorbit juga dapat membantu Anda untuk membuat aplikasi.

Bermanfaatkah Artikel Ini?

Klik bintang 5 untuk rating!

Rata rata rating 0 / 5. Jumlah rate 0

Yuk Rate 5 Artikel Ini!

We are sorry that this post was not useful for you!

Let us improve this post!

Tell us how we can improve this post?

Tutorial dan Informasi Teknologi - Jetorbit Blog
14 Kiat untuk Meeting yang Sangat Efektif
Artikel
14 Kiat untuk Meeting yang Sangat Efektif
Informasi mengenai teknologi dan panduan menggunakan hosting, website dan domain
Seringkali rapat berjalan dalam waktu lama serta membosankan atau tidak ada tujuan yang jelas. Yuk baca 14 Kiat untuk Meeting yang Sangat Efektif
Silvia
Publisher Name
Jetorbit
Publisher Logo

Leave a Comment