Ketika membaca atau mendengar kata administrasi, yang ada dalam pikiran kita adalah sesuatu yang berhubungan dengan aktivitas catat-mencatat. Apa benar memang seperti itu? Yuk ketahui lebih lanjut tentang administrasi dengan membaca Pengertian Administrasi, Fungsi, Ciri, dan Tujuan
Pengertian Administrasi
Secara umum, pengertian administrasi adalah aktivitas atau bentuk usaha yang memiliki kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan agar mencapai target organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa administrasi memiliki peran yang begitu krusial bagi semua aktivitas perusahaan atau organisasi.
Secara sempit, administrasi adalah bentuk aktivitas yang meliputi surat menyurat, catat-mencatat, ketik-mengetik, pembukuan sederhana serta kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Sedangkan secara luas, administrasi adalah segala proses kerjasama antara beberapa orang dengan tujuan agar mendapatkan target dengan memanfaatkan sarana maupun prasarana tertentu yang memiliki daya guna.
Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik atau ciri-ciri antara lain sebagai berikut:
- Administrasi memiliki tujuan yang jelas.
- Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.
- Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.
- Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja.
- Kegiatan di dalam administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan.
Fungsi Administrasi
Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:
Perencanaan (Planning)
Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.
Penyusunan (Organizing)
Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut
Kordinasi (Coordinating)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
Laporan (Reporting)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelaksanaan tugas para anggota organisasi.
Penyusunan Anggaran (Budgeting)
Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
Penempatan (Staffing)
Staffing adalah kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi. Mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, dan perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
Pengarahan (Directing)
Directing adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Tujuan Administrasi
Oke, selanjutnya kita akan mengetahui apa tujuan kegiatan administrasi itu dilakukan:
Menyusun Program Usaha
Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai acuan dalam menyusun program kerja unggulan. Informasi dan data ini dapat diperoleh dari aktivitas administrasi.
Proses administrasi harus dilakukan secara sistematis agar informasi dan data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.
Mengevaluasi Kegiatan Organisasi
Sistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data. Melalui informasi dan data tersebut maka selanjutnya organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.
Memantau Aktivitas Administrasi
Kegiatan administrasi ini meliputi banyak hal sehingga pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis.
Adanya administrasi yang baik maka organisasi atau perusahaan dapat memantau apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan.
Memastikan Keamanan Kegiatan Usaha
Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh karena itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas, baik dari dalam maupun dari luar.
Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada dalam administrasi:
Organisasi
Dalam hal ini, organisasi merupakan tempat yang mana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun menjadi sebuah wadah.
Manajemen
Manajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok, yakni top management, middle management, dan lower management (mandor).
Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada di dalam suatu organisasi, misalnya melalui surat, atau warta.
Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen, klien, dan administrator itu sendiri.
Kepegawaian
Hal ini berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, dan pemberhentian kerja.
Keuangan
Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya adalah administrasi penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, serta sumber dana.
Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak.
Tata usaha
Kegiatan tata usaha meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan dan pengiriman dokumen atau data. Unsur tata usaha sangat penting dalam administrasi karena dapat menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam mengambil keputusan.
Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat (Public Relation) merupakan suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.
Guys, ternyata dalam sebuah perusahaan, administrasi tidak hanya memiliki fungsi dalam surat menyurat atau catat mencatat saja ya. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki administrasi yang baik nih, dimulai dari staf administrasi yang kompeten. Setuju, kan 🙂
Bagi kalian yang masih bingung bagaimana cara membuat website, tenang saja. Kami punya solusinya. Kalian bisa langsung cek ke Jetorbit guna memenuhi kebutuhan pembuatan website. Selain itu, kami juga menyediakan VPS dan bisa kalian cek di sini.
Leave a Comment