Apakah kalian termasuk orang yang zuper sibuk? Jika iya, tentu kalian dituntut untuk dapat menggunakan waktu secara efektif dan efisien karena tak jarang beban pekerjaan datang secara bersamaan dengan volume yang cukup banyak. Nah, action plan akan memudahkan untuk fokus mengerjakan semua deadline tersebut dengan langkah-langkah yang lebih terstruktur. Okay, kalau gitu simak yuk Apa Itu Action Plan, Manfaat, Contoh, dan Cara Membuatnya

Apa Itu Action Plan?

Melansir Creately, action plan adalah sebuah dokumen yang menjabarkan tugas-tugas yang perlu kalian selesaikan untuk meraih tujuan tertentu. Dokumen ini memecah proses meraih tujuan tersebut menjadi tugas yang nantinya dapat ditindaklanjuti berdasarkan timeline tertentu.

Action plan yang baik juga akan menguraikan semua langkah yang perlu dilewati agar kalian bisa mencapai tujuan dengan efektif, loh. Selain itu, akan membantu kalian untuk mencapai target secara efisien dengan menetapkan kerangka waktu, seperti tanggal mulai dan akhir, pada setiap langkah dalam proses.

Manfaat Action Plan

Salah satu manfaat action plan adalah kalian bisa tahu mana target jangka panjang dan yang pendek. Dengan demikian, orientation goal kalian menjadi jelas sehingga langkah-langkah dalam pencapaian tujuan tersebut bisa dengan mudah dilakukan.

Manfaat action plan tentu saja tidak hanya itu, ya. Beberapa manfaatnya bisa kalian perhatikan di penjelasan berikut:

1. Arahan Pekerjaan Menjadi Jelas

Dengan memiliki action plan, kalian menjadi tahu apa saja yang harus dilakukan sehingga tidak lagi kebingungan harus mengerjakan tugas yang mana dahulu. Nantinya, setelah tahu arahan pekerjaan yang akan dilakukan, kalian bisa dengan mudah mem-breakdown kembali apa yang yang dibutuhkan sehingga pekerjaan akan terselesaikan dengan detail.

2. Semakin Termotivasi

Motivasi yang dimaksud dalam manfaat action plan adalah kalian kembali merasa excited untuk menyelesaikan tugas lain sehingga nantinya bisa memberi checklist dalam action plan.

Dengan membuat action plan akan timbul rasa puas tersendiri setelah menyelesaikan satu tugas karena kita sudah dengan jeli memberi target dan detail yang harus dikerjakan. 

3. Tahu Traksi Tugas

Biasanya, ketika kita hanya mengerjakan tugas lalu beralih ke tugas selanjutnya tanpa menyimpan riwayat pengerjaan tugas sebelumnya, kita tidak tahu apa saja yang bisa dievaluasi.

Bisa saja tugas sebelumnya banyak kekurangan dalam pengerjaan meskipun sudah diselesaikan tepat dengan deadline. Nah, dengan adanya action plan, kalian menjadi tahu langkah-langkah yang dilakukan karena kalian spesifik menuliskannya di sana.

4. Mengetahui Tugas Prioritas

Dengan adanya action plan, kalian juga menjadi tahu mana tugas yang menjadi top of mind dan harus dikerjakan terlebih dahulu. Jadi, nantinya kalian tidak keteteran ketika bos menanyakan tugas prioritas yang harus diselesaikan dengan segera.

5. Timeline Kerja Menjadi Terarah

Biasanya, rentang deadline satu tugas ke tugas lain memiliki waktu yang berdekatan. Jika kalian tidak memiliki catatan yang baik, kalian bisa saja kebingungan karena harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus.

Action plan akan membantu kalian untuk menata timeline pekerjaan dengan baik. Jadi, selama kalian tetap bertanggung jawab dengan detail yang dicatat di action plan, kalian tidak akan kesulitan dalam menyelesaikan tugas tersebut.

Contoh Action Plan

Di bawah ini ada beberapa contoh action plan sederhana yang bisa dijadikan referensi. Silakan pilih mana template action plan yang paling sesuai kebutuhan kalian, ya.

Personal

Marketing

Bisnis

Project Management

Social Media Campaign

Cara Membuat Action Plan

Merancang action plan bisa menjadi sebuah hal yang cukup menantang. Khususnya bagi yang baru terjun ke dunia profesional.

Dokumen ini dibutuhkan untuk membuat kalian tetap fokus dan meningkatkan kualitas kerja saat tekanan deadline mulai hadir.

Nah, berikut ini ada beberapa langkah jitu untuk merancang action plan yang bisa kalian ikuti.

1. Gunakan metode SMART

Pertama-tama, kalian bisa memanfaatkan metode SMART saat membuat action plan.

Mengapa kalian perlu menggunakan metode ini? Sebab bisa membantu kalian dalam membuat garis besar dan menetapkan tujuan yang tepat.

Berikut ini cara memanfaatkan SMART saat kalian sedang membuat action plan.

• Specific: Di sini, tujuan kalian harus didefinisikan dengan jelas. Misalnya, alih-alih ingin meningkatkan penjualan, tetapkan secara detail hasil yang ingin diraih.
• Measurable: Pastikan tujuan kalian dapat diukur. Misalnya, cobalah membuat laporan penjualan mingguan atau bulanan untuk melacak progress.
• Attainable: Pastikan bahwa tujuan kalian realistis dan akan membantu kalian untuk berkembang.
• Relevant: Tujuan yang ingin dicapai harus selalu relevan dengan kemampuan dan kebutuhan kalian.
• Time-based: Sertakan waktu deadline untuk masing-masing tugas dan progress.

2. Ciptakan daftar tindakan

Berikutnya, kalian harus menyertakan daftar tindakan yang perlu diselesaikan di dalam action plan kalian.

Melansir Indeed, proses ini membutuhkan kalian untuk membagi tujuan utama menjadi tujuan-tujuan yang lebih kecil. Dengan melakukan langkah ini, kalian juga dapat membuat tujuan akhir tampak lebih ringan dan teratur.

Hasilnya, kalian pun bisa meraih progress tanpa merasakan beban apapun. Yang penting, pastikan bahwa daftar tindakan kalian juga dapat dicapai dan berkaitan dengan kebutuhan kalian, ya.

3. Buat kerangka waktu

Selanjutnya, hal yang harus kalian lakukan adalah untuk membuat kerangka waktu.

Sangatlah penting bagi kalian untuk membuat kerangka waktu yang dapat diikuti secara wajar. Sebab, tujuan utama dari kerangka waktu adalah supaya kalian dapat mempertahankan semua progress secara konsisten.

Oleh karena itu, sebelum membuat kerangka waktu, pertimbangkan kembali durasi yang dibutuhkan untuk tuntaskan masing-masing tugas.

4. Tentukan sumber daya

Jika mengelola proyek yang besar, kemungkinan kalian akan menugaskan pekerjaan ke sejumlah orang. Oleh sebab itu, sebelum membuat action plan, nilai keterampilan dan kemampuan tim kalian terlebih dahulu, ya.

Selanjutnya, tentukan di antara mereka yang paling memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas.

Lalu, tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas tujuan dan sumber daya yang dibutuhkan seperti uang, peralatan, dan personel.

5. Lacak progress

Terakhir, menurut Bit.ai, hal yang harus dilakukan dalam action plan adalah untuk melacak progress kalian.

Dengan melakukan hal tersebut, kalian akan memiliki gagasan yang lebih jelas tentang kemajuan yang diraih.

Nah, untuk melakukannya, tentukan langkah-langkah yang akan digunakan untuk memantau kemajuan masing-masing tugas. Setelah itu, putuskan mana yang dapat menjadi tonggak dari progress, seperti jumlah tugas yang diselesaikan.

Okay, sekarang udah paham kan apa itu action plan? Rancanglah action plan dengan sebaik mungkin ya dan silakan terapkan semua langkah-langkah yang dirancang dengan tepat. Sebab, jika dirancang dan digunakan dengan tepat maka action plan bisa kalian jadikan pedoman untuk tetap konsisten mewujudkan tujuan yang kalian inginkan. Selamat mencoba, tetap semangat, dan pantang menyerah!

Kabar gembira dari Jetorbit untuk kalian! Sekarang, kami telah meluncurkan produk baru berupa layanan Cloud Hosting yang siap meningkatkan performa website kalian.

Layanan Cloud Hosting dari Jetorbit ini memungkinkan kalian untuk menangani trafik tinggi. Bagi kalian yang butuh sumber daya untuk proses data yang lebih besar dan lebih cepat juga cocok menggunakan layanan ini.

Selamat mencoba dan tunggu info-info menarik lainnya dari kami, ya 🙂