Analis memperkirakan bahwa lebih dari 300 miliar email akan dikirim setiap hari pada akhir tahun 2021 terkait konteks email sebagai bentuk utama dari komunikasi bisnis untuk sebagian besar industri. Namun untuk semua utilitas dan efisiensinya yang tidak dapat disangkal, email juga merupakan titik potensial bagi peretas dan pihak jahat yang ingin membahayakan bisnis Anda. Mari kita kenali lebih detail terkait Lima Tips Keamanan Email yang Dibutuhkan Setiap Bisnis Terupdate

Jenis Ancaman Melalui Email

Ancaman Paling Umum terhadap Email Perusahaan

Untuk melindungi perusahaan Anda dari masalah email dan gangguan, penting bagi Anda untuk memahami apa sebenarnya masalah tersebut. Meskipun bahaya yang terkait dengan email mungkin tampak cukup jelas, dengan cukup banyak pesan yang dikirimkan ke cukup banyak mailboxes dalam jangka waktu yang cukup lama, bahkan organisasi terkecil dan yang paling baik secara teknis pun dengan mudah dapat diserang.

Beberapa ancaman lebih umum terhadap infrastruktur email, termasuk phishing, spoofing, SPAM, dan ancaman orang dalam (insider threats).

Serangan Phishing

Dalam phishing, pengirim menggunakan penipuan dalam upaya mendapatkan informasi pribadi, seperti system password atau informasi keuangan. Faktanya, phishing menyumbang 90% dari semua pelanggaran data dan lebih dari tiga perempat dari semua bisnis melaporkan telah menjadi korban serangan phishing pada tahun kalender terakhir.

Serangan Spoofing

Serangan spoofing pun sama-sama menipu. Dalam serangan spoofing, pengirim bertindak seperti seseorang yang merupakan kontak tepercaya lalu meminta informasi yang seharusnya tidak dapat mereka akses.

SPAM

SPAM adalah salah satu hal yang semua orang pun kenal: pesan yang tidak diinginkan dan sembrono, sering kali menjual produk atau layanan yang tidak menarik sama sekali.

Ancaman Orang Dalam

Tidak semua ancaman email berasal dari luar kantor. Terkadang email juga disalahgunakan oleh karyawan perusahaan yang mungkin memberikan informasi perusahaan ke pihak yang tidak berwenang atau secara tidak sengaja mengirim pesan ke penerima yang tidak diinginkan.

Lima Tips Keamanan Email Terupdate Untuk Bisnis dari Semua Ukuran

Kabar baiknya adalah banyak dari ancaman email yang paling umum sekalipun dapat dikurangi bahkan dihilangkan di seluruh organisasi Anda.

Berikut ini merupakan 5 praktik terbaik keamanan email yang harus dipertimbangkan oleh setiap organisasi untuk diterapkan:

Latih Pengguna Anda

Langkah pertama untuk keamanan email adalah memastikan pengguna tahu cara menggunakan sistem email Anda dengan benar. Dari instruksi yang tepat tentang cara menggunakan fungsi “Copy” dan “BCC”, hingga praktik terbaik tentang konten apa yang diizinkan untuk dikirim melalui email, memberi pengguna beberapa alat (tools) dan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk menggunakan email secara bertanggung jawab, tentunya sangatlah membantu dalam menghentikan email yang membahayakan.

Jadi, menganggap bahwa users Anda tahu cara menggunakan email dengan benar adalah kesalahan! Makan melatih tim Anda tentang cara menghindari jebakan email sangatlah penting.

Tambahkan Notification Tool

Ada berbagai alat yang dapat memberitahu pengguna saat email berasal dari eksternal atau alamat yang tidak dikenal. Demikian pula, sebagian besar sistem email juga memiliki beberapa tingkat pemfilteran SPAM dengan ambang batas yang dapat diatur oleh administrator TI Anda.

Alat ini jarang menginterupsi atau mendistraksi pengguna tetapi memberikan informasi yang berguna selama penggunaan email, yang tentu saja dapat membantu tim Anda untuk membuat keputusan yang baik terkait email apa yang pantas mendapatkan balasan dan email apa yang harus diperlakukan dengan hati-hati.

Menerapkan Limit Ukuran Attachment

Sistem email Anda kemungkinan juga menyertakan pengaturan terkait seberapa besar attachment maksimal untuk mengirim email. Salah satu cara untuk mencegah data perusahaan jatuh ke tangan yang salah adalah dengan mencegah berapa banyak data yang dapat dikirim melalui email pada waktu tertentu. Pengaturan sederhana ini dapat menjaga rahasia perusahaan agar tetap aman secara default.

Backup Semuanya

Keamanan email bukan hanya tentang phising dan SPAM tetapi juga tentang perilaku pengguna. Percaya atau tidak, karyawan yang tidak puas, bisa memiliki cara untuk menghapus email penting saat mereka “keluar” dari wilayah kantor. Memiliki catatan permanen dari setiap email yang dikirim dan diterima, tentunya sangat membantu melacak masalah jika benar-benar terjadi.

Backups permanen di luar situs yang tidak dapat dimodifikasi, dihapus, atau digunakan ulang, dapat melindungi organisasi Anda jika terjadi kehilangan data atau gangguan melalui lingkungan email produksi (production email environment).

Gunakan Sistem Email yang Handal

Google memiliki G Suite untuk bisnis. Microsoft menawarkan Office 365. CTO (Chief Technology Officer) yang cerdas tahu bahwa melindungi organisasi mereka dari efek buruk ini, berasal dari kombinasi praktik terbaik dan alat canggih. Dengan menyeimbangkan peran dari user dengan kumpulan fitur email itu sendiri, keamanan dan kepatuhan (compliance) dapat ditaati dengan cara tidak membatasi fungsionalitas tetapi membatasi potensi masalah.

Ingin aman ketika menggunakan Email? Jetorbit dapat membantu Anda melalui layanan email hosting milik Jetorbit. Selengkapnya tentang layanan email hosting Jetorbit.

Bagi Anda yang masih bingung bagaimana cara membuat website, tenang saja. Kami punya solusinya. Anda bisa langsung cek ke Jetorbit guna memenuhi kebutuhan pembuatan website Anda. Selain itu, kami juga menyediakan VPS dan bisa Anda cek di sini.