8+ Tips Efektif Agar Email Tidak Masuk Folder Spam

Pernah mengirim email penting tapi justru nyasar ke folder spam penerima? Masalah ini sering terjadi, baik untuk email bisnis maupun personal. Okay deh, tak usah pakai lama, langsung simak selengkapnya saja yuk mengenai 8+ Tips Efektif Agar Email Tidak Masuk Folder Spam

Tips Agar Agar Email Tidak Masuk Spam

Tips 1 – Pilih Penyedia Layanan Email (ESP) Tepercaya

Penyedia layanan email (ESP) adalah alat penting untuk berkomunikasi, khususnya untuk bisnis. Memilih ESP yang tepat akan mempengaruhi keamanan, reliabilitas, dan fungsionalitas email kalian. 

Faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih ESP adalah:

• Keamanan: Pastikan penyedia layanan email menawarkan fitur keamanan yang kuat. 
• Reliabilitas dan Uptime: Pilih penyedia yang menjamin uptime tinggi, biasanya di atas 99%, agar email selalu dapat diakses kapan saja tanpa gangguan.
• Kapasitas Penyimpanan: Pastikan penyedia layanan email menawarkan kapasitas yang cukup sesuai kebutuhan.
• Integrasi dan Kemudahan Pengguna: Periksa apakah penyedia email mendukung integrasi dengan berbagai aplikasi pihak ketiga, seperti kalender, kontak, dan alat kolaborasi lain.

Selain itu, pilih ESP yang menawarkan dukungan pelanggan 24/7 agar masalah teknis bisa ditangani dengan baik. Silakan periksa juga ulasan dan reputasi ESP dari pelanggan lain untuk meyakinkan reputasi ESP yang kalian pilih. 

FYI, pastikan kalian mendapatkan fitur yang sesuai dengan harga yang dibayarkan, seperti kapasitas penyimpanan, dukungan SSL, filter spam, dan backup.

Tips 2 – Warming Up Email

Proses warming up email ini adalah langkah penting untuk perlindungan agar email tidak masuk ke folder spam. Dengan cara ini, pengiriman email dari akun kalian secara bertahap ditingkatkan sehingga tingkat keterlibatan dan deliverability juga naik. 

Berikut ini cara warming up email bisnis secara efektif agar email tidak masuk folder spam:

• Gunakan Alamat Email Baru: Pastikan domain terverifikasi (SPF, DKIM, DMARC).
• Kirim Email dengan Volume Bertahap: Kirim 10-20 email perhari di minggu pertama ke kontak yang aktif. Selanjutnya, naikkan jumlah email secara perlahan (misal, 30-50 email perhari di minggu kedua).
• Pantau Engagement: Lacak open rate, klik, dan balasan dari penerima untuk melihat seberapa bagus keterlibatan penerima dengan email yang dikirim.
• Buat Konten yang Relevan & Personal: Hindari kata-kata spam dan buat konten yang dipersonalisasi.
• Sertakan Opsi Unsubscribe: Pastikan penerima bisa berhenti berlangganan dengan mudah.
• Pantau Reputasi Email: Gunakan alat, seperti Google Postmaster Tools atau Sender Score. Untuk meningkatkan reputasi, bisa juga mengajak penerima membalas email kalian. 

Tips 3 – Autentikasi Email Kalian

Agar email sampai ke audiens dengan lancar, pengaturan teknis dan autentikasi sangat penting. Hal ini memastikan penyedia email bisa memverifikasi bahwa kalian memang pengirim asli. Berikut ini cara mudahnya dalam 5 langkah:

• Siapkan SPF – SPF (Sender Policy Framework) memverifikasi kalau email memang dikirim dari domain kalian.
• Siapkan DKIM – DKIM (DomainKeys Identified Mail) memastikan email tidak diubah saat dikirim.
• Siapkan DMARC – DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) melindungi domain dari serangan phishing dan penyalahgunaan.
• Siapkan Catatan MX – MX Record mengarahkan penyedia email ke server yang menerima email untuk domain kalian kalian bisa terima email dengan benar.
• Siapkan Domain Pelacakan Kustom – Ini membantu melacak rasio buka dan klik email dengan aman.

Tips 4 – Minta Penerima Memasukkan Alamat Email ke Whitelist

Saat menyambut pelanggan baru ke dalam daftar email, jangan ragu untuk meminta mereka menambahkan alamat email kalian ke kontak mereka (whitelisting). 

Dengan cara ini, saat pelanggan menandai kalian sebagai “bukan spam,” penyedia layanan internet (ISP) jadi lebih percaya bahwa kalian adalah pengirim yang sah.

Kalian bisa menggunakan frasa sederhana seperti, “Tolong tambahkan kami ke kontak kamu,” atau “Pastikan email kami tidak masuk ke folder spam dan tambahkan kami ke daftar pengirim tepercaya.” 

Tips 5 – Personalisasi Konten Email 

Personalisasi email itu penting untuk menghindari kesan spam dan membuat audiens merasa lebih dihargai. Email yang terasa khusus akan meningkatkan peluang balasan.

Untuk memudahkan personalisasi dalam skala besar, gunakan tag khusus seperti:

• {{NamaDepan}} – Menyebut nama depan penerima.
• {{Nama Perusahaan}} – Menunjukkan bahwa kalian peduli dan melakukan riset.
• {{Titik Nyeri}} – Mengidentifikasi masalah mereka dan menawarkan solusi.

Setelah mempersonalisasi email, jangan lupakan baris subjeknya, ya. Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat audiens sehingga buatlah menarik agar mereka ingin membuka email. 

Buatlah baris subjek yang menarik perhatian agar penerima email tertarik membaca lebih lanjut dan mengetahui manfaat apa yang bisa mereka dapatkan dari email kalian. Eitss, ingat, selalu pastikan janji yang dibuat di baris subjek sesuai dengan isi email. 

Tips 6 – Hindari Pemendek Link dan Attachment

Pemendek tautan (link) sering dianggap mencurigakan dan biasanya ditemukan dalam email spam atau phishing. Begitu juga dengan lampiran (attachment), yang sering membawa virus sehingga membuat penerima ragu untuk membuka email kalian.

Sebagai gantinya, lebih baik buatlah hyperlink langsung di teks atau sisipkan tautan utuh dalam email kalian. Dengan cara ini, tetap bisa berbagi informasi dan file dengan audiens tanpa khawatir email kalianmasuk folder spam.

Tips 7 – Ikuti Praktik Anti-Spam

Agar email tidak masuk ke folder spam, penting untuk mengikuti praktik pengiriman email yang tepat. Salah satu hal yang sering diabaikan adalah cara mengirim email. 

Berikut beberapa tips yang bisa diaplikasikan:

• Kirim antara 50-200 email perhari, peralamat. Hal ini membantu menjaga reputasi pengirim email.
• Sebarkan pengiriman sepanjang hari. Daripada mengirim semua email sekaligus, cobalah untuk menjadwalkan pengiriman di berbagai waktu. Hal ini membuat pengiriman terlihat lebih natural.
• Dapatkan balasan! Usahakan untuk mendapatkan setidaknya 50 balasan untuk setiap 200 email yang dikirim. Hal ini menunjukkan bahwa email kalian direspons dengan baik, yang tentu saja bagus untuk reputasi.

Tips 8 – Jangan Gunakan HTML Rumit

Menggunakan kode HTML yang rumit bisa membuat penyedia email kalian panik. Kode yang terlalu kompleks atau rusak dapat meningkatkan risiko email tidak terkirim dengan baik atau justru masuk ke folder spam meski sebenarnya sudah dikirim.

Jadi, untuk menghindari masalah ini, sebaiknya gunakan elemen yang sederhana. Cukup gunakan variabel dasar untuk mempersonalisasi email kalian. 

Tips 9 – Waspada Perangkap Spam

Perangkap spam sering tidak disadari. Ini bisa berupa alamat email palsu atau alamat yang sudah tidak aktif yang digunakan layanan antispam untuk menangkap spammer. Jika terus mengirim email ke alamat ini, ini akan membuat email kalian dikenali sebagai spam. 

Solusinya adalah silakan gunakan alat verifikasi email! Dengan alat ini, kalian bisa tahu apakah alamat email tersebut sudah tidak aktif sehingga bisa langsung dihapus dari daftar kirim kalian.

Tips 10 – Bersihkan Daftar Email Secara Teratur

Kadang, ada pelanggan yang tidak tertarik lagi dengan email kalian dan lebih baik hapus mereka saja dari daftar penerima. Sebelum melakukannya, kirimkan kampanye aktivasi ulang untuk menanyakan apakah mereka masih ingin menerima email dari kalian. 

Jangan lupa untuk memverifikasi alamat email pelanggan agar kalian hanya memiliki yang sah. Nah, kalian bisa menggunakan alat verifikasi email untuk menemukan email yang sudah mati dan termasuk perangkap spam.

Penyebab Email Masuk Folder Spam

Anyway, kalian juga harus memahami faktor-faktor yang menyebabkan email kalian dianggap spam oleh penerima. 

• Domain dan IP Address Pengirim: Jika reputasi email kalian buruk, ini bisa membuat email kalian langsung terjebak di spam. Kadang, reputasi ini dipengaruhi oleh perilaku pemasaran email kalian sebelumnya. Jika berbagi IP Address dengan pengirim lain yang punya reputasi jelek, kalian pun akan merasakan dampaknya.
• Tingkat Keluhan Spam: Semakin banyak orang menandai email kalian sebagai spam, semakin besar kemungkinan email berikutnya juga akan masuk ke sana. Jika keluhan ini terus muncul, bisa jadi kalian akan terdaftar dalam daftar blokir.
• Tingkat Keterlibatan Pelanggan: Jika email kalian jarang dibuka atau direspons, penyedia layanan email akan mulai meragukan keabsahan kalian sebagai pengirim. Mereka mungkin tidak tahu bahwa kalian bukan spammer tapi data tersebut sudah memberi alasan untuk mempertanyakan reputasi kalian.

Jadi, apakah kalian sudah mengaplikasikan tips-tips di atas? Dengan mengaplikasikan tips-tips di atas, kalian bisa meningkatkan efektivitas komunikasi melalui email dan memastikan pesan kalian sampai ke tujuan dengan baik.

Semoga bermanfaat 🙂