Ada yang udah pernah membuat mail merge? Atau, justru tidak paham sama sekali terkait mail merge? Jadi, mail merge jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia berarti “Surat Massal.” Fitur ini digunakan untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam jumlah yang banyak dengan bentuk format yang sama. Okay, langsung simak yuk Pengertian Mail Merge, Fungsi, dan Cara Pembuatan

Pengertian Mail Merge

Mail merge merupakan salah satu fitur yang dapat memudahkan penggunanya karena tidak perlu membuat surat atau dokumen satu persatu untuk setiap penerima.

Fitur ini sangat berguna lho sebab dapat menghemat banyak waktu untuk mencetak atau mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima dalam satu waktu sekaligus, seperti undangan, surat pemberitahuan, katalog, sertifikat, invoice tagihan, dan lain-lain. 

Fungsi Mail Merge

Fungsi utama dari mail merge adalah memudahkan dalam membuat berbagai jenis dokumen dalam format yang sama.

Jika menggunakan mail merge pada Microsoft Word, kalian akan melihat banyak metode yang disediakan olehnya yang dapat meningkatkan efektivitas dan menghemat lebih banyak waktu. Oia, kalian bisa menyesuaikan kebutuhan dari jenis surat dan dokumen yang akan dikirimkan.

Selain itu, dapat juga menentukan siapa saja yang akan menjadi penerima surat atau dokumen secara mudah tanpa harus menulis lagi satu persatu dalam dokumen Microsoft Word yang berbeda asalkan sudah memiliki template atau format yang sama. 

Cara Membuat Mail Merge

Saat membuat mail merge, butuh minimal 2 buah komponen yang perlu disiapkan, yaitu main document dan file data source.

Main document adalah template yang berisi naskah atau informasi utama dengan format yang tidak berubah. Teks pada main document dijadikan sebagai format dasar dari surat yang nantinya akan kalian kirimkan.

Sedangkan file data source adalah sumber data yang akan digabungkan pada main document.

Dokumen ini berisi informasi data pendukung, seperti nama penerima, alamat penerima, list akun email yang akan menerima data yang kalian kirimkan. File data source dapat berupa file berformat xls atau csv, Outlook Contact List, text files, dan sebagainya. 

Silakan ikuti langkah-langkah berikut ini untuk membuat mail merge di Microsoft Word:

Buka Microsoft Word dan klik menu Mailings

Silakan buka Microsoft Word. dalam dokumen Microsoft Word kosong, carilah mailings pada bagian opsi ribbon.

Klik pada menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge. Pada bagian drop down Start Mail Merge, pilih opsi Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Tentukan format dokumen

Pilih jenis format dokumen yang akan dibuat. Beberapa format yang bisa dipilih, antara lain format Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels, Directory, dan sebagainya. Kali ini menggunakan format Letters.

Buat naskah dokumen di Worksheet

Setelah menentukan format dokumen, lanjutkan dengan membuat isi naskah pada worksheet. 

Jangan lupa untuk memilih opsi Use Current Document jika akan mengirimkan dokumen yang saat ini sedang dibuka.

Kemudian, lanjutkan proses mail merge dengan klik pada Next: Select Recipients untuk memilih penerima naskah atau dokumen.

Pilih penerima dokumen

Langkah selanjutnya adalah memilih dokumen yang berisi data informasi penerima naskah atau dokumen.

Kalian bisa memilih penerima menggunakan daftar baru maupun dari daftar yang sudah ada sebelumnya dalam format file Excel, Outlook Contact List, atau text files.

Jika sudah memiliki daftar penerima, klik opsi Use an Existing List lalu cari lokasi file data source yang sudah disiapkan dengan klik Browse.

Okay, kali ini akan dicontohkan penggunaan file data source dalam format Excel yang berisikan data informasi penerima naskah atau dokumen seperti berikut ini:

Setelah memilih dokumen file data source, klik Open lalu akan muncul dialog box berupa informasi penerima sesuai dengan isi file data source.

Oia, kalian masih bisa melakukan edit penerima naskah atau dokumen pada dialog box ini. Jika data sudah sesuai, kalian bisa melanjutkan proses dengan klik OK.

Namun, jika belum memiliki data daftar penerima, kalian bisa membuat membuat daftar baru dengan memilih opsi Type a new list lalu klik Create.

Nah, kalian bisa langsung mengisikan daftar penerima surat kalian dalam kotak dialog. Jika sudah selesai klik OK.

Selanjutnya tuliskan data penerima pada dialog box yang muncul.

Jika ingin menambahkan daftar penerima, klik New Entry. Setelah menuliskan semua daftar penerima, simpan data dengan klik OK.

Setelah list yang sudah dibuat sebelumnya tersimpan, mail merge wizard akan otomatis memilih opsi Use Existing List dengan keterangan “Currently, your recipients are selected from : [Office Address List] in “nama file yang kamu simpan”]”

Tenang, kalian masih bisa melakukan edit penerima dengan memilih opsi Edit Recipient List.

Jika sudah selesai menuliskan dan memilih daftar penerima, kalian bisa melanjutkan proses dengan memilih Next: Write Your Letter.

Menambahkan Custom Fields

Pada tampilan mail merge wizard di tahap selanjutnya, terdapat beberapa opsi custom fields, seperti Address block, Greeting line, Electronic postage, dan more item.

Pada bagian Address block, bisa memilih spesifikasi data alamat penerima dengan memilih check atau uncheck pada box opsi.

Kalian juga dapat memilih opsi Match Fields untuk melakukan perbaikan masalah penulisan alamat.

Klik Match Fields lalu akan terbuka dialog box yang dapat disesuaikan dengan daftar kalian.

Kalian juga dapat menyesuaikan data penerima dengan menggunakan menu Insert Merge Field pada menu mailings. Pada menu tersebut dapat diatur tata letak naskah dan data dengan mengarahkan kursor pada tempat yang sesuai untuk diisi data.

Misalnya pada teks Name yang ada di naskah akan dihubungkan dengan file data source yang berisi Name.

Lalu, lanjutkan dengan klik submenu Insert Merge Fields. Setelah itu, pilih opsi yang sesuai dengan yang dibutuhkan.

Ulangi cara yang sama untuk mengisi data-data lain yang dibutuhkan seperti tampilan berikut :

Periksa format dokumen

Tahap selanjutnya yaitu melakukan pengecekan terhadap format dokumen sebelum finishing.

Kalian bisa mengecek hasil naskah dokumen dengan memilih opsi Next: Preview Your Letters.

Menu ini akan menunjukkan seperti apa hasil olah data pada dokumen sesuai pengaturan yang sudah ditentukan sebelumnya mulai dari recipients 1 hingga terakhir.

Berikut contoh tampilan preview untuk recipient 1:

Kalian bisa melihat hasil data yang lainnya dengan mengklik tombol “>>>” pada menu Preview Your Letters.

Tampilan worksheet akan menyesuaikan dengan data yang ada. Kalian juga masih bisa mengubah file naskah yang ada.

Simpan file mail merge

Langkah terakhir dalam membuat mail merge adalah menyimpan file setelah memastikan isi naskah dan dokumennya benar. Kalian dapat melakukan penyimpanan file dengan klik submenu Finish & Merge yang ada pada menu Mailings.

Tedapat tiga pilihan yang berbeda untuk penyimpananya yaitu : 

Edit Individual Document

Opsi ini dapat digunakan untuk menyimpan file pada dokumen baru. Hasil penyimpanan opsi ini berisi dokumen Ms.Word baru lengkap dengan data sesuai file data source. Jika di file data source ada 10 data maka akan terdapat 10 file naskah berisi masing-masing data yang bersangkutan. 

Print Documents

Print document biasanya digunakan untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa perlu disimpan dulu. Hasil cetaknya akan sesuai dengan yang ditampilkan pada Ms. Word. Oleh karena itu, perlu melakukan penggantian secara berkala jika ingin mencetak semua data pada kertas yang berbeda. 

Send E-mail Messages

Opsi ketiga ini dimanfaatkan untuk mengirim file ke dalam format email. Kalian hanya perlu memilih salah satu di antara ketiga opsi tersebut sesuai dengan yang dibutuhkan.

Yeayy! Kalian sudah berhasil membuat mail merge dengan Microsoft Word.

Selamat mencoba dan tunggu info-info menarik lainnya dari kami, ya 🙂