File sharing artinya membagikan sebuah file. Singkatnya file sharing adalah proses berbagi data dengan orang lain melalui jairngan internet. Ingin tahu detailnya kah? Okay, tak usah pakai lama, langsung simak yuk Apa Itu File Sharing, Kelebihan, dan Metode Melakukan File Sharing

Apa Itu File Sharing?

File sharing adalah proses berbagi data dengan orang lain melalui internet. Nah, file sharing membantu untuk memberi akses kepada orang-orang dalam tim tanpa harus repot-repot mencetak, mengirim lewat kertas, atau mengirim melalui email satu persatu. Kalian bisa mengunggah dokumen ke suatu tempat di internet dan orang lain bisa mengaksesnya kapan saja dan di mana saja.

File sharing membantu kolaborasi dan memastikan semua orang memiliki akses ke versi terbaru dari dokumen tanpa harus ribet.

Manfaat Melakukan File Sharing

Berikut ini beberapa hal menarik yang dapat diwujudkan melalui penggunaan file sharing:

Menjamin keamanan

Pembagian file yang tidak diatur dengan baik dapat membawa risiko serius bagi keamanan dan kerahasiaan data dalam suatu organisasi. Penggunaan file sharing memungkinkan organisasi dapat mengecilkan risiko terhadap serangan malware, peretasan, dan kebocoran informasi yang tidak disengaja.

Kelebihan utamanya adalah pemberian kontrol yang lebih luas kepada administrator terkait dengan akses, pengeditan, dan pembagian file. Melalui pengaturan ini, administrator dapat mengendalikan dengan tepat siapa yang boleh mengakses, mengubah, dan berbagi informasi.

File sharing ini juga sering dilengkapi dengan fitur-fitur keamanan tambahan, seperti pemindaian virus saat pengunduhan dan opsi enkripsi untuk melindungi data saat disimpan dan ditransfer. Oleh karena itu, file yang dibagikan melalui file sharing memiliki peluang yang lebih rendah untuk menyimpan virus atau menjadi sumber potensi ancaman keamanan.

Menciptakan basis pengetahuan terpusat

Saat kalian mengandalkan email untuk mengirim file, sering menghadapi masalah melacak versi dokumen terbaru. Menyisir kotak masuk untuk menemukan versi terkini atau mencari tahu versi yang dikirim pada tanggal tertentu bisa menjadi tugas yang melelahkan.

Nah, file sharing memungkinkan pembentukan basis pengetahuan terpusat yang mana sejarah proyek dapat diakses dengan mudah. Selain itu, file sharing membantu organisasi untuk mematuhi persyaratan hukum terkait dengan penanganan informasi identitas pribadi. 

Meski tak selalu diwajibkan, memelihara jejak audit merupakan praktik terbaik. Hal ini akan membantu dalam melacak alur pergerakan informasi bisnis, yang esensial untuk menjaga keamanan data.

Solusi manajemen file melalui software tidak hanya menunjukkan status transfer file, tetapi juga memberikan visibilitas terhadap aktivitas pengguna, memberi tahu siapa yang melakukan apa, di mana, dan kapan. Jika terjadi kesalahan atau butuh diaudit, informasi tersebut dapat ditemukan dengan mudah dalam file sharing, menyederhanakan proses penelusuran dan evaluasi kejadian.

Membantu memangkas biaya

Dengan beralih dari penggunaan kertas fisik untuk berbagi file, kamu tidak hanya mengurangi penggunaan kertas, tetapi juga menghemat uang yang biasanya dikeluarkan untuk pembelian kertas tersebut.

Selain itu, dengan mengadopsi metode berbagi file digital, kebutuhan untuk membeli CD, printer, toner, dan mesin fotokopi dapat dikurangi bahkan dihilangkan. Suatu bisnis dapat mempertimbangkan untuk menggunakan ruangan yang lebih kecil bahkan memutuskan untuk tidak menyewa tempat fisik sama sekali. Berbagi file tanpa menggunakan kertas juga mengurangi ketergantungan pada kurir untuk mengirimkan dokumen. 

Kolaborasi proyek yang efisien

Penggunaan file sharing membuka kemungkinan bagi seluruh tim untuk mengakses dan mengedit dokumen penting secara bersamaan. Tidak hanya menghemat waktu tetapi juga menjamin bahwa hasil akhir dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang ditentukan. 

Saat ada perubahan pada file, sistem file sharing memastikan bahwa setiap orang dapat melihatnya. Hal ini sangat berguna untuk menghindari kemungkinan kesalahpahaman.

File sharing juga memberikan kemampuan untuk melanjutkan proyek tanpa hambatan, bahkan saat ada anggota tim yang keluar atau tiba-tiba tidak tersedia.

Membantu mengelola file yang lebih besar

Mengirim file besar melalui email bukanlah opsi yang praktis. Meskipun memecah proyek menjadi beberapa bagian dan mengirimkannya melalui email terpisah namun cara ini butuh banyak waktu dan bisa membingungkan penerima email.

Selain itu, ketika penerima mengunduh file, hal ini dapat menyebabkan penggunaan ruang yang signifikan di komputer mereka. Jika beralih ke platform berbagi file, kalian sangat bisa untuk mengirim semua file sekaligus tanpa adanya batasan ukuran. Nah, file tersebut uga tidak perlu banyak mengkonsumsi ruang di komputer karena umumnya disimpan di cloud. 

Kelebihan File Sharing

Berikut ini kelebihan file sharing yang perlu diketahui: 

Menghemat Waktu

Dalam penggunaan sistem file sharing, waktu menjadi aspek yang sangat dihemat. Karyawan tidak lagi perlu merisaukan proses pengiriman file melalui email atau melakukan upload dan download file secara terpisah.

Adanya eliminasi langkah-langkah tambahan dalam pertukaran informasi, proses kerja menjadi lebih efisien dan responsif, memberikan kontribusi positif terhadap produktivitas tim secara keseluruhan.

Menghilangkan Banyak Versi File

File sharing membuat masalah banyak versi file dengan informasi yang berbeda dapat diatasi secara efektif. Tak perlu khawatir tentang keberadaan beberapa versi file yang membingungkan karena semua informasi yang disediakan selalu merupakan versi terbaru dan terkini.

Hal ini memastikan bahwa seluruh tim selalu bekerja dengan data yang konsisten, menghindarkan potensi kesalahan yang mungkin terjadi akibat penggunaan versi yang tidak sesuai. Sehingga, efektivitas dan akurasi dalam berbagi informasi dapat ditingkatkan melalui penyederhanaan dan pengelolaan yang lebih baik.

Menghemat Uang

Manfaat ekonomis dalam menggunakan sistem file sharing menjadi jelas saat mempertimbangkan pengelolaan ruang penyimpanan. Tak lagi perlu merasa khawatir bahwa pengguna harus memiliki ruang penyimpanan yang cukup untuk menyimpan file.

Sebaliknya, dengan penyimpanan data yang terpusat di server jaringan atau server berbasis cloud, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan akan perangkat penyimpanan lokal yang mahal. Hal ini bisa menghemat finansial sekaligus menciptakan keefisienan dalam pengelolaan sumber daya dan memungkinkan investasi yang lebih fokus pada aspek-aspek kritis dalam pengembangan bisnis.

Mencegah Data Hilang

Kelebihan selanjutnya adalah kemampuan file sharing untuk mencegah kehilangan data dalam situasi yang tidak terduga.

Adanya penyimpanan data secara sentral di server yang dilengkapi dengan cadangan data setiap malam, risiko kehilangan informasi berharga dapat diminimalkan. Proses pencadangan data setiap malam memastikan bahwa versi terbaru dari setiap file disimpan dengan aman, memungkinkan pemulihan yang cepat dan efisien dalam situasi darurat.

Izin File Membatasi Akses

Penggunaan file sharing memungkinkan kontrol penuh atas keamanan data melalui pengaturan izin file yang canggih. Konfigurasi struktur file jaringan memungkinkan perusahaan untuk menentukan dengan tepat siapa saja yang berhak mengakses data tertentu.

Oia, level kontrol dapat disesuaikan sedemikian rupa sehingga hanya karyawan yang benar-benar butuh akses yang memiliki hak untuk melakukannya. Tingkat kontrol ini dapat ditingkatkan dengan mengontrol tindakan yang dapat dilakukan terhadap file tersebut, seperti mode read-only, update, save, dan sebagainya.

Dengan demikian, implementasi struktur izin file yang cermat melalui sistem berbagi tidak hanya melindungi kerahasiaan informasi tetapi juga memberi fleksibilitas yang dibutuhkan dalam lingkungan kerja yang terus berkembang.

Kekurangan File Sharing

Ada sejumlah kelemahan yang perlu diperhatikan dan diatasi, antara lain: 

Potensi Masalah Kepemilikan Data/Plagiarisme

Meski berbagi file memiliki manfaat kolaboratif, potensi masalah kepemilikan data dan plagiarisme tetap merupakan risiko.

Seorang karyawan dapat menggunakan ide atau data milik orang lain tanpa izin. Pemantauan pembajakan bisa sulit tanpa aplikasi berbagi file yang dilengkapi dengan fitur pemantauan.

Butuh Kecepatan Jaringan atau Bandwidth yang Memadai

Kecepatan jaringan yang cukup dibuthkan agar berbagi file berjalan lancar. Tanpa kecepatan yang memadai, proses mengakses file dapat menjadi lambat dan menyulitkan. Investasi dalam kecepatan jaringan yang memadai menjadi kunci untuk mengatasi kendala ini.

Risiko File Lebih Tinggi Dibagikan Secara Publik

Berbagi file dapat meningkatkan risiko data perusahaan diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Karyawan atau peretas eksternal dapat mencoba membagikan data perusahaan secara publik.

Peningkatan Risiko File Terinfeksi

File bersama dapat menjadi target malware, ransomware, atau virus. Risiko ini dapat diminimalkan dengan memastikan penggunaan perangkat lunak keamanan terkini dan melakukan pemindaian rutin pada file yang diunggah.

Metode Melakukan File Sharing

Berikut ini empat metode utama untuk melaksanakan file sharing: 

Program File Transfer Protocol

File Transfer Protocol (FTP) merupakan metode umum yang digunakan untuk memfasilitasi pertukaran berkas, terutama dalam kerangka pengelolaan website dan transfer berkas berukuran besar. FTP berfungsi sebagai jalan pintas digital yang memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima berkas antara komputer dan server melalui internet.

Penggunaan FTP umumnya diterapkan ketika terdapat kebutuhan untuk berbagi berkas yang berukuran besar atau data dalam jumlah yang signifikan dengan banyak pihak terkait. Pengguna file sharing dengan FTP dapat mengakses berkas yang dibagikan melalui website khusus yang disebut sebagai server FTP.

Meski FTP umumnya digunakan untuk berkas yang dapat diakses oleh banyak pihak, sebaiknya FTP tidak digunakan untuk berkas yang bersifat rahasia atau sangat penting. Secara esensial, FTP berfungsi sebagai jembatan digital yang mempermudah proses berbagi berkas.

Jaringan Peer-to-peer

File sharing dengan metode jaringan peer-to-peer (P2P) adalah suatu cara untuk berbagi berkas langsung antara perangkat tanpa melibatkan server pusat.

Secara sederhana, teknologi Peer-to-Peer memungkinkan perangkat komputer saling berkomunikasi dan berbagi data secara langsung satu sama lain. 

Dengan metode ini, setiap perangkat dalam jaringan dianggap setara dan mereka dapat saling berkomunikasi dan berbagi berkas tanpa bergantung pada satu server utama. Hal ini memungkinkan proses berbagi file menjadi lebih cepat dan lebih fleksibel. Contoh penggunaan file sharing peer-to-peer meliputi aplikasi sehari-hari, seperti Facebook Messenger, Slack, dan Spotify.

Melalui aplikasi ini, pengguna dapat langsung mengirim dan menerima berkas kepada atau dari rekan kerja tanpa melibatkan server sentral.

Hal ini mempermudah dan mempercepat pertukaran informasi. Selain itu, file sharing peer-to-peer juga dapat ditemui dalam pengiriman berkas melalui email sebagai lampiran.

Dalam hal ini, berkas dikirimkan langsung dari satu pengguna ke pengguna lainnya tanpa melalui server pusat. Kelebihan utama dari metode ini adalah pengurangan ketergantungan pada satu titik pusat, sehingga membuat proses berbagi file lebih dinamis dan mudah diakses.

Removable Storage Media

Removable Storage Media adalah cara klasik atau metode paling awal yang digunakan untuk berbagi file. Dalam menggunakan metode ini, hanya perlu memiliki suatu media yang bisa dilepas dari komputer atau perangkat elektronik.

Langkah pertama adalah menyimpan berkas ke dalam media yang bisa dilepas tersebut. Setelah itu, kalian bisa membawa media tersebut secara fisik dan memberikan berkas kepada siapa pun yang membutuhkannya.

Contoh umum penggunaan metode Removable Storage Media termasuk kartu memori, flash disk, floppy disk, dan sejenisnya. Metode ini melibatkan penyimpanan berkas ke dalam suatu perangkat penyimpanan yang dapat dibawa ke mana-mana.

Layanan File Sharing Online

Layanan file sharing online atau cloud storage, telah menjadi metode paling populer dan mudah digunakan untuk berbagi file di era digital ini. Contoh layanan ini termasuk Google Drive, Dropbox, dan FileBox dari Cloudmatika. FileBox menawarkan cara yang sederhana dan efisien untuk berbagi berkas dengan orang lain.

Untuk menggunakan FileBox, simpan berkas yang ingin dibagikan ke dalam aplikasi FileBox di komputer. Setelah berkas disimpan, bisa dengan mudah membuat public link yang memungkinkan orang lain mengakses berkas tersebut.

Proses ini dapat dilakukan dengan mudah melalui opsi klik kanan pada berkas yang ingin dibagikan. Selain dari komputer, juga dapat mengelola dan berbagi berkas menggunakan FileBox Web Browser. Sehingga, tak perlu menginstal aplikasi khusus di komputer dan memungkinkan akses lebih fleksibel.

Adanya public link ini memungkinkan berkas yang dibagikan dapat diakses oleh siapa pun, membuka peluang kerjasama yang lebih luas dan memudahkan pertukaran informasi di antara rekan kerja, teman, atau mitra bisnis.

Okay, jadi itulah yang bisa disampaikan mengenai file sharing. Jadi, kalian pribadi sudah menggunakan metode file sharing yang mana, nih? Sharing yuk 🙂